自考“公文写作与处理”串讲笔记

2019-07-10 四川自考成考
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如何学好自考《公文写作与处理》课程

  《公文写作与处理》对于大多数没有机关工作经验的自考朋友们而言,无论是掌握其基本知识,还是参加技能实训,都有一定的难度。随着新公文处理法规和国家行政机关公文格式标准发布实施,2005年使用了新版《公文写作与处理》教材。自考朋友们想尽快掌握课程并考出好成绩,就要正确认识本课程的特点,掌握教学所要求的基本技能,明确学习方法,善于从他人的经验教训中汲取营养。解决好这些问题,学习可获事半功倍之成效。

  正确认识课程的特点

  《公文写作与处理》是高教自考秘书专业的主干专业课程之一,属于秘书专业考生应当学习和掌握本专业核心知识与技能的重要组成部分。它的突出特点包括实践性和规范性两个方面。

  与许多理论性较强的学科、课程相比,《公文写作与处理》的理论色彩比较淡薄。它以丰富多彩的机关工作为实践基础,紧密结合文秘工作实际,研究各级各类社会组织在公文拟写、办理和管理方面的基本规律、实践经验、操作规范和具体方法,其初衷是提高社会组织办文工作的质量与效率,终极目标是为领导决策提供直接的辅助服务和优质高效的信息支持。因此,学习和研究《公文写作与处理》必须充分考虑其实践性(即应用性)的特点,教与学双方都要紧密联系办文工作的实际,既要从应用的目的出发,又要将学习到的知识和操作要领应用到办文工作的实践中去,决不能“死”学。

  《公文写作与处理》的规范性,表现在党和国家建立并实行了一系列公文写作与处理方面的法律规章或技术标准。例如,行文时如何选用文种、发文与收文的办理程序、对外行文的基本规则等,在党政机关的公文处理法规中都有统一和明确的规定,任何社会组织、社会组织的领导者和国家公务人员在公文写作与处理过程中都不得超越法律法规和国家标准而另搞一套。

  本教材第二版的修订工作,正是在新的公文处理法规和国家行政机关公文格式标准发布实施这个背景下启动并完成的。此外,在贯彻实施公文写作与处理的法律法规过程中,许多社会组织结合工作实际,制定了一系列切合工作需要、行之有效的规章制度以及大量约定俗成的操作要领。无论是法律意义上的规范,还是在实践经验基础总结提炼的操作要领,都为文秘人员提高公文写作与处理的质量和效率,提供了有力的保障。

  从学习的角度来看,规范性强的特点要求教与学双方都要认真学习和深刻领会有关规范,并在公文写作与处理工作中严格遵守这些规范。

  掌握教学所要求的基本技能

  掌握公文写作与处理的基本技能,是本课程考核内容的重要组成部分。根据课程特点,考生应当掌握的基本技能大致有以下几个方面。

  一、根据给定素材,规范地拟写公文标题

  这是文稿起草的起点,可以单独出题考核。答好这类题目的关键是要准确理解素材,确定公文主题(事由),恰当地选用文种。在文字表达方面要准确、简明,在标题结构方面要符合“发文机关+事由+文种”的规范要求。

  二、根据给定素材或条件,起草公文

  这种题目具有很强的综合考查功能,可以考核考生阅读理解、分析判断、解决实际问题的能力和文字表达能力。答好这类题目,首先,要搞清所写文种在写作格式方面的要求,准确书写公文格式的各要素;其次,要把握好正文结构,多数文种要安排导语、主体、结尾三个部分。导语部分主要说明行文目的和行文根据,简明扼要地表达出主旨;主体部分通常表达干什么、为什么干、怎样干等内容;结尾部分要恰当地运用公文术语,准确表达行文要求。

  考试时适合起草的文种主要有请示、批复、通知、通报、公函等。起草公文要注意内容符合事理,切合素材要求,表达准确、简练,符合格式规范。如果时间允许,应当打草稿或列出提纲后再写。因为,卷面整洁与否实际上影响到阅卷老师给这道题目打多少分。

  三、按照公文写作要求,指出文稿中的错情并予以修改

  这种题目同样具有多层面的考核功能。回答这种题目,要依据文稿的主题内容、语言表达、格式要领等各方面的规范,准确找出文稿各部分埋伏的“钉子”,指出错情并予以修改。有时,还要求考生将全文改写一遍,要按照公文起草的要求完成。

  四、按照办文程序要求,结合机关工作实际,分析说明办文过程中正确或错误的做法

  这是对考生办文知识与能力的综合考查。回答这类题目的前提条件是,考生要全面了解公文在机关内部运转的整体过程,熟练掌握办文规范以及一些细节要求。为此,应当下功夫将公文办理程序示意图“复制”到大脑中,再将每一个环节都干些什么以及该怎样干,熟悉得如数家珍一般。有了上述知识的储备,围绕公文处理的基本技能的题目,基本可以迎刃而解。

  由于大多数考生对起草和处理公文缺乏感性知识,因此掌握办文的基本技能不太容易,然而这一关非过不可。建议朋友们认真阅读并力求吃透教材,在此基础上,还要积极创造条件,多参加技能实训。

  明确相应的学习方法

  谈到自考的学习方法,一些考生认为:除了背题背书还是背题背书,似乎除死记硬背之外没有什么方法可言。其实,学习任何一门学问都要讲究学习方法。方法得当,事半功倍;方法不当,事倍功半。当然,学习方法要因人和因课程而异,不能实行“一刀切”。这里提出一些具有共性的问题供大家借鉴。

  首先,要有考试大纲意识。教材后面的《公文写作与处理自学考试大纲》,是考生自学和国家考试命题的依据,教学要围绕大纲进行,尤其是考生对此更要给予足够的重视。有的考生一门心思只顾背书,对大纲的要求视而不见;有的考生甚至根本不知道书后还有考试大纲。这种状态实在令人担忧。提纲挈领和纲举目张的道理不可不知,考生一定要按照考试大纲安排学习内容。

  其次,要明确考核要求。考试大纲列明了各章考核知识点与考核要求,是知识体系和考试要求的简要说明。各章内容分别按照“识记”、“领会”、“应用”三个能力层次予以分解,这等于确定了考核范围以及对考生能力的要求。根据过去考生答卷情况,大多数考生在回答“识记”能力层次的题目时失误不多,而回答“应用”能力层次的题目时失误率较高。这不仅是因为应用能力层次要求最高,综合性最强,难度最大,更与许多考生一味地死记硬背,忽略应用能力的训练,特别是在分析和解决问题的能力方面存在较大差距有直接关系。因此,考生一定要在提高应用能力方面狠下功夫!

  最后,要抓住几条线索。纵观教材,可以大致理出以下几条学习线索。一是围绕写作对象构成的知识线索:包括公文的特点与作用,公文的种类、用途与稿本,公文的格式特征、构成要素等;二是围绕写作行为构成的知识线索:包括公文写作的特点与要求,公文写作的步骤与方法,行文规则等;三是围绕各种公文的写作方法与技能构成的技能线索:这是本课程的鲜明特征,包括各种法定公文、常用文书的写作要领;四是围绕公文办理过程构成的知识、技能线索:包括公文处理工作的任务与组织、原则与要求,发文与收文的办理程序、要求以及公文的整理、归档等。把握这样几条线索,等于对教材内容进行了梳理、分类、归纳和概括,有助于考生发现学习差距,有针对性地改进薄弱环节。

  对考生朋友的几点建议

  首先,对于所有学习《公文写作与处理》的考生来说,都要切实地了解公文,不仅从感性方面认识它,更要从理性上理解它,这是考生学习本课程的起码要求。当然,在机关办公室工作的考生几乎每天都要与公文打交道,对公文并不陌生。其他考生则可以通过浏览报刊、政府网站中发布的公文、关注本单位布告栏或宣传栏中的公文,或阅读政府公报等一切可能的途径了解和认识公文。还要知道,公文与公务活动密不可分,在所有公务活动中,既要使用公文实现管理职能,同时又在管理活动中产生大量公文。公文是公务活动的重要凭证,也是公务管理信息的主要载体。党政机关及其他社会组织就像工厂一样,每天都在“生产”大量用于公务管理活动的公文,因此说,公文是公务管理的重要工具。对于自考朋友来说,离开对公文的深刻理解,难以真正学好和掌握好本课程的知识。

  其次,切忌死记硬背。有人说:通过自考的考生都有很强的“背功”。此话有一定道理,但是我们不完全赞成。我们更愿意说,自考成功的朋友,具有过硬的自学能力,而且“背功”很好。学好一门功课,离不开识记能力,也的确要花些功夫背些概念,但是一定要在理解所背内容的前提下去识记。这是因为感觉到的东西,我们不能深刻理解它,只有理解了的东西,我们才能更加深刻地感觉它。

  当朋友们需要识记一些概念、原理或答题要点时,不妨先仔细地问问自己:它的内涵、外延到底是什么?它在说明什么意思?它与相关概念、原理或要点有什么联系和区别?弄清了这些问题,在记忆相关知识点的时候,就会更加深刻和牢固。有的考生走出考场时常说:“平常背得滚瓜烂熟,一考就发蒙。”有的还说:“花了很多时间背书,到考试时还是答混了。”之所以下了很大功夫却收效不佳,其重要原因就是只运用机械记忆法,而未运用逻辑记忆法,就是在不理解内容的前提下死记硬背。

  再次,切忌只重视书本知识,忽视能力培养。起草和处理公文的过程,是一项实实在在的公务活动。做好这项工作,既要凭借相关知识,又需要综合能力的支持。从参加自考学习的角度来说,要避免只重视书本知识,忽视技能训练和能力培养的做法,要将书本知识的学习与实际技能的训练有机结合起来,尤其要加强技能训练环节。这是由本课程的特征决定的。考生朋友要自觉加强逻辑思维能力、综合概括能力、阅读理解能力、语言表达能力以及提出问题、分析问题和解决问题等方面能力的培养,还要围绕不同文种多写、多改,加强练习环节,特别是对于辅导老师布置的写作练习,要认真对待,按时完成。只有扎扎实实地进行写作训练,才能驾轻就熟,不断提升自己的写作能力。

  最后,切忌按照写作文的方式学习写公文。《公文写作与处理》不是语文课,也不同于作文课,而是秘书专业的主干专业课,它有自身的质的规定性。它所阐述的是公文写作与处理的基本原则、操作方法及其相关的规律性。公文是具有现行效用的用以指导实际工作的书面材料。因此,不能按照写作文的方式起草公文。有的考生在做文种写作练习时,不顾素材要求,不看条件限制,更不考虑实际工作的情况,完全像写作文那样,任意想象构思,“天马行空,独来独往”,这样产生的文稿,与机关工作中实际使用的公文差距很大。从根本上说,起草公文是一种“受领导之命,代机关立言”的行为,属于“奉命”作文,可谓“文中无我”。一篇公文的整体质量,不仅是对起草人文字表达能力的检验,更是对他的思想认识水平、政策法制观念、分析与解决实际问题能力的考查。公文文稿在思想内容方面要注重合乎现行法律法规的规定,要从机关工作的实际情况出发,要真实反映客观实际,要提出切实可行的对策措施和要求,而这一切的规范与限制,最终要体现在是否符合领导意图这个基点之上。

  《公文写作与处理》是一门具有很强应用价值的课程,也是文秘专业学生锤炼业务本领所必须学好的课程。一个训练有素的成功的秘书人员,首先应当是一个“笔杆子”。迈入自考大门的朋友们,为了取得学业的进步,也为了获得事业的成功,努力学习吧!

《公文写作与处理》复习要点

  一、有关公文写作的题一般都是根据要求撰写公文或修改公文。作文分数约是这部分分数的一半左右,尤其要重视请示、通知、通报等公文的具体要求。

  写作时要避免出现下面的错误:

  1、标题部分:标题是由发文机关、事由、文种组成。有的标题不全;有的文种不对;有的批转性公文不是法规条文仍用《》。

  2、主送机关:有的是多头主送;有的是请示平级;有的是直接送领导人。

  3、正文:有的是一文多事;有的正文引用发文不规范;有的正文数字该用阿拉伯数字,却用汉字;有的是用词不当。

  4、结尾:有的结尾不合作者本意;有的是不合公文格式要求。

  5、标题上的发文机关与签署的发文机关不对应。

  6、请示未获批准抄送下级。

  7、该标明附件却未标出。

  8、签署日期混用汉字与阿拉伯数字,或直接用阿拉伯数字。

  二、近几年公务员考试中出现过的《公文写作及处理》的知识点:

  1、公文纸一般采用什么型号?印章的正确位置?

  2、办理公文综述包括拟办、批办、承办、查办,对吗?

  3、会商就是开会协商公文的制发吗?

  4、需要清退的公文有哪些?

  5、公文的特点,公文根据行文方向可分几类?

  6、国务院与省级人民政府可运用条例这一文种吗?

  7、文摘与综述可适当作些评述吗?

  8、合理的文件传阅路线形式是什么?

  9、函、简报是否属于正式公文?

  10、签发分为哪几种?

  三、作文:除公文写作外,还有一个大作文,在150分的试卷中占40——60分。一般都是给材料作文,根据所给材料写一篇议论文。也有一种倾向认为作文应该写诸如摘要、综述等一类公文,这种观点也值得重视。

《公文写作与处理》知识体系

  写作基础知识:主题与材料

  结构、表达方式与语言

  常用基本文体写作方法:记叙、议论、说明

  公文概述:公文的特点与功能

  公文的种类

  公文文体与结构

  公文的格式与稿本

  公文写作要则:公文写作基本要求

  行文规则

  公文写作的语言运用

  公文写作程序

  常用公文写作要点:规范性公文的撰写:规范性公文的特点与结构

  常用规范性公文的适用范围

  写作要求

  决定、指示、通知、通报、批复、通告

  请示、报告的撰写:请示:特点与结构、撰写要求

  报告:工作报告、总结报告

  调查报告、答复询问的报告

  函、会议纪要的撰写

  公文处理:概述:公文处理及基本任务

  公文处理活动的地位

  公文处理的基本原则

  收文处理程序与方法:收文处理的一般过程

  收文处理活动的方法要点

  收文管理活动的方式要点

  发文处理程序与方法:发文处理的一般过程

  发文办理活动的方法要点

  发文管理活动的方法要点

  办毕公文的处置:处置办毕公文的主要活动

  公文清退的范围与手续

  公文销毁的范围与方式

  暂存公文的保管

  立卷归档

公文写作与处理——听课笔记

  第一章 公文

  第一节 公文概述

  1)什么是公文。

  公文定义:是国家机关用其它社会组织在行使和职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用的与规范格式的文件材料。

  含义理解:

  1.公文形成的主体是国家机关及其它社会组织。

  2.公文形成的条件是行使职权和实施管理。

  3.公文是具有法定效用与规范格式的文件材料。

  4.公文是办理公务的重要工具之一。

  2)。公文的产生与发展

  原始社会:结绳记事;商代后期:甲骨文书;

  秦汉:“书”、“奏”。辛亥革命以后:《公文程式》

  3)。文书、文件和公文

  文书:可以作为所有文件材料总称,既可指公务文书,也可以指私人文书,是一个整体概念。最早出现于西汉。

  文件:广义上说:它同文书一样,既可指公务文件,也可指私人文件,有时也可以指文件材料的总称。狭义上说:文主要是指机关、组织制成和发布的具有固定格式和文件版头的正式行文。出现于清末。

  公文:是指各机单位为了办理公务而形成的文件材料。出现于东汉末年和三国时期。

  在机关中三者都是指国家机关及其他社会组织在工作活动中形成和处理的收来文件、发出文件以及机关内部所使用的文件材料,即公务文书。

  第二节 公文的特点与作用

  1)。公文的特点:

  1.公文有法定作者

  2.公文有法定的权威

  3.公文特定的效用

  4.公文有规范体式

  5.公文有规定的处理程序。

  法定作者:是指依据宪法和其他有关法律、章程、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。

  行文单位:能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位,称为行文单位。

  公文的制发:经过起草、核稿、签发等程序。

  公文的签收:签收登记、分办、批办、承办、催办等。

  2)公文的作用:公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务,机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具。表现在:

  1.领导与指导作用

  2.行为规范作用

  3.传递信息作用

  4.公务联系作用

  5.凭据记载作用

  第三节 公文的分类与名称

  (一)公文的分类:

  1)。按来源分:对外文件 \ 收来文件 \ 内部文件

  1.对外文件:简称发文。是指本机关(或部门)拟制的向外单位发出的文件。

  2.收来文件:简称收文。是指由外机关拟制的作为传达其自身机关的意图,发送到本机关(或部门)来的文件。

  3.内部文件:是指制发和使用都限于机关内部的文件。

  2)。行文关系:上行文 \ 下行文 \ 平行文

  行文关系:指发文机关同收文机关间的公文往来关系。

  1.上行文:是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文,是自下而上的行文,故称上行文。(请示、报告)

  2.下行文:是指上级领导机关对所属的下级机关的一种行文。(指示、决定、通知、批复)

  3.平行文:是指同级机关或者不相隶属的,没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。(函)

  3)。秘密程度:秘密文件(秘密 \ 机密 \ 绝密)\ 普通文件 \ 公布文件

  1.秘密文件:指内容涉及党和国家的秘密,需要控制知密范围和知密对象的文件。

  2.普通文件:是指相对秘密文件而言的,从这个角度说,也可称为非密文件。

  3.公布文件:是指向人民群众和国内外公开发布的文件。

  4)。发文机关性质:法规文件\ 行政文件 \ 党的文件

  1.法规文件:是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。(包括:A.法律文件 B.法令文件 C.行政法规与规章文件。)

  2.行政文件:是指国家机关在日常公务活动中所形成和使用的文件。

  3.党的文件:是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件。

  5)。公文内容性质:指挥性公文 \ 规范性公文 \ 报请性公文 \ 知照性公文 \ 记录性公文

  1.指挥性文件:是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。(命令、指示、决定、意见、批复、政策性通知)

  2.规范性文件:是指由机关、组织、社会团体制定的,要求其成员在活动,工作等方面严格遵守的行为规范。(条例、规定、办法、细则、章程、规则)

  3.报请性文件:是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性,请求性公文。(报告、请示)。

  4.知照性文件:是指机关单位发布的需要周知或遵守,以及各机关单位之间联系工作,通报情况所使用的公文。(公报、公告、知照性通知、通报、函)。

  5.记录性公文:是指各机关、组织用以记载公务活动以备查考的公文。(会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志)。

  (二)公文的名称:

  文种:公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关系以及发文的具体目的和要求而确定的。

  A.1993年11月21日 国务院办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12类13种

  1.命令(令)2.议案 3.决议 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通报 8.报请 9.请示 10.批复 11.函 12.会议纪要

  B.1996年5月3日 中共中央办公厅 《中国共产党机关公文处理条例》 14种

  1.决议 2.决定 3.指示 4.意见 5.通知 6.通报 7.公报 8.报告 9.请示 10.批复 11.条例 12.规定 13.函 14.会议纪要

第二章 公文写作

  第一节 公文写作概述

  公文写作:指公文的起草与修改,是撰写者代机关立言,体现机关领导意图和愿望的写作活动。

  (包括:起草初稿,讨论修改、形成送审)

  1)。公文写作是代机关立言

  起草初稿:是指构思基本完成后动笔行文,写出公文初稿有的具体过程。

  讨论修改:是指对初稿作进一步加工直到形成送审稿的过程。

  公文起草的组织形式:

  1.由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文。

  2.由多人共同讨论、构思和准备材料,最后由一人执笔起草。

  3.由起草小组共同酝酿,多人分工执笔,一人统稿贯穿成文。

  2)。发挥公文效用,把好公文质量关

  公文质量主要体现在公文的思想内容和文字表达方面。

  1.在思想内容方面,应该政策性强、针对性强、科学性强。

  A.政策性强:就是要求政治上正确,思想观点正确,准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。

  B.针对性强:就是要求有的放矢,切中要害。

  C.科学性:就是反映工作的实际情况和客观规律,敢于实事求是,能够及时地、正确的提出问题、分析问题和解决问题,经得起时间的考验,经得起实践的检验。

  2.在文字的表达方面,应该结构严谨、语言精当、行文规范。

  A.结构严谨:是指章法问题、布局谋篇的问题。要示:主次分明、条理清楚;重点突出、衔接自然;联系紧密、完整划一。

  B.语言精当:是指运用语言要精确、简明、贴切、恰当。既要符合语法,修辞和逻辑的要求,又要恰如其分地表达内容。

  C.行文规范:是指公文的种类、格式等都由国家统一规定,书写要清楚,标点要正确,文面要整洁。

  公文效用:是指公文对机关公务活动所起的作用。

  所起的作用:领导和指导作用、法规和准绳作用、沟通和联系作用、依据和凭证作用。

  3)。机关领导要亲自动手撰写重要公文

  第二节 公文写作的特点和要求

  1)。公文写作的特点:

  1.被动写作,遵守性强

  2.对象明确,针对性强

  3.集思广益,群体性强

  4.决策之作,政策性强

  5.紧迫之作,时限性强

  6.讲究格式,规范性强

  2)。公文写作的基本要求:

  1.要保证公文内容在政治上的正确性

  2.要实事要是,在业务上符合客观规律

  3.在文字表达上准确、鲜明、生动、符合语法与逻辑

  4.公文起草要符合统一规定的体式和程序

  5.要注意选用书写的载体材料与字迹材料

  (体式:公文文体、结构、附加标记和文件格式。)

  (程序:交拟、起草、审核、签发、印制、发出)

  (尽量使用毛笔和钢笔,不要使用圆珠笔和铅笔;使用墨汁、蓝黑墨水和碳素墨水,不使用纯蓝、红色墨水。)

  第三节 公文写作步骤与方法

  1.)明确发文主旨(公文的主题和发文目的)

  1.公文的中心内容是什么?

  2.根据公文内容,准备采用何种公文名称

  3.要明确公文发送范围和阅读对象

  2)。收集有关材料

  1.收集、阅读和研究有关的文件材料

  2.深入下去,收集有关的实际材料(要求:真实、典型、适用、时效)

  3)。拟出写作提纲——先写什么、后写什么、分几个段落、几层意思

  4)。认真起草正文(导语、主体、结束语)

  1.把握公文主题,选好用好材料

  2.观点正确、情况属实

  3.内容涉及的有关部门要经过会商,取得一致意见

  4.文字表述要简练,交代问题要清楚

  5)。反复检查修改

  1.关于主题的修改:看主题思想是否正确、论述是否集中、挖掘是否深刻。

  2.关于观点的修改:观点是否正确,表达有无问题。

  3.关于材料的修改

  4.关于结构有修改

  5.关于语言的修改(公文稿纸格式:单面16K,260X184mm)

  第四节 公文写作人员的修养

  1)。公文写作人员加强修养的重要性

  公文写作一项政治性和政策性很强的工作,公文写作的好坏,不仅直接关系到公文效用的发挥,也是领导机关领导思想和领导艺术的直接反映。

  2)。公文写作人员应具有的修养

  1.政治素质好:a.明确的政治方向、坚定的政治立场、敏锐的政治洞察力和政治鉴别力。b.严守纪律,严守保密制度。

  2.有一的政策理论水平

  公文写作是执行政策、依靠政策、理解政策、表达政策的过程。

  3.熟悉业务和机关工作情况

  4.有较宽的知识面

  5.有较好的文字功底

  3)。公文写作人员加强修养的途径

  1.完善自我,勇于创新——不断学习、不断实践、不断提高、不断创新

  2.博览群书,增长知识——勤于、勇于、善于向书本学习

  3.深入实践,勤学苦练——勤学苦练、锲而不舍、持之以恒

第三章 公文的体式与搞本

  第一节 公文的体式

  1)。公文体式概述

  公文的体式是指:公文的文体、结构要素及在格式上的安排。(作用 :为了保证公文的完整性、正确性与有效性、提高办事效率并为了公文处理工作提供方便)

  2)。公文的文体

  是指公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采用的具体方法和特点,即公文的表达方式和语体特征。

  应用文体的一般特点:实用性、严肃性、程式性。

  (1)。公文的表达方式:是指在写作中运用语言的方法和手段,它是辨别文章体裁的重要标志。(叙述、议论、说明)

  1.叙述:是将人物的经历和事件性发展变化过程所作的叙说与交代。(包括:人和事两方面)(倒叙、插叙、顺叙)

  2.说明:是简明扼要的文字、把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等客观、真实地解说清楚。

  (定义说明、注释说明、比较说明、数字说明、举例说明、分类说明)

  3.议论:就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述,提出看法或措施,表明观点和态度,证明或反驳某一观点的表达方法。(三要素:论点、论据、论证)

  A.论点:又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度。(统帅:要证明什么?)

  B.论据:是证明论点的真实性的根据。分三类:一类是事实论据;二是理论论据;三类是政策法规论据。(基础:用什么证明)

  C.是运用论据来证明论点的方法和过程。(桥梁:如何证明)

  (2)。公文的语言特点:准确、简明、庄重、得体。

  准确——是公文语言的主要特征和基本要求。

  简明——用最少的文字表达尽可能多的内容。

  庄重——指公文用语必须讲究庄严、郑重。

  得体——指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应,在准确表达的基础上,进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。

  得体的基本要求:一是发适应行文的语体风格。二是要分清上下级关系,掌握好分寸。三是要多运用公文的专用语。

  第二节 公文的构成要素与书面格式

  (1)。公文的构成要素(21项)

  1.指定项目:公文管理标识(包括公文格式代码、印制顺号、秘密等级、缓急时限和收文处理标记)、发文机关版头、发文字号、公文标题、正文、生效标识和页码等11项(必填)。

  2.选择项目:签发人、题注、主送机关、无正文说明、附件说明、注释及特殊要求说明、主题检索、抄送机关和印发说明等10项(选填)。

  (2)。公文的书面格式:指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写样式。

  (一)文头部份:1.公文格式代码 2.印制顺序号 3.秘密等级 4.紧急程度 5.收文处理标记 6.发文机关版头7.发文字号 8.签发人姓名(8部份)

  1.公文格式代码。又称文件检索代码,是指代表文件格式类型的标志符号。

  位置:位于文件首页发文机关版头左上角。由九位阿拉伯数字组成。

  2.印制顺序号。又称公文份号,是指依据同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。主要针对秘密文件使用。

  位置:位于文件首页发文机关版头左上角文件检索代码下方。由六位阿拉伯数字组成,前面冠以“NO.”符号。数字不足规定数时,前面用“○”(零)补齐。

  3.秘密等级。简称密级,是指公文秘密程度的等级。分绝密、机密、秘密三级。

  标注方法:在密级与时限中间加“★”。如“秘密★六个月”、“绝密★长期”。

  位置:位于文件首页公文版头左上角,公文份号下方,并在文件封皮上加盖戳记注明。

  保密时限:一般分一年以内,一年用一的以上,长期和期限不作标注,凡不作标注的可按二十年认定。

  绝密:是最重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

  机密:是重要的国家机密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。

  秘密:是一般的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受损失。

  4.紧急程度。又称缓急时限或处理时限,是对公文送达和办理的时间限度。程度分:特急、急件。紧急电报分:特提、特急、加急、平急。

  位置:位于文件首页文头左上角。需与密级并用时,位于其下,上下对齐。加戳记注明。

  时限送达的文件须在文件封筒上注明“务于某日某时送到”或“限某日某时送达”。

  5.收文处理标记。包括收文机关名称、收文编号、收文时间、档号(全宗号、目录号、安卷号)等项目。

  位置:位于文件首页发文机关版头右上方空白处,由收文机关加盖收文处理章标识。

  6.发文机关版头。简称“文头”。是发文机关用来制发正式文件时使用的的固定版式的发文机关标识。

  位置:发文机关版头大字居中套红印在文件首页上瑞,约占图文区的三分之一或五分之二。字体选长宋体。

  党的文件在间隔线中间印上一颗五角星。

  7.发文字号。指由发文机关编排的文件代号。由发文机关代字、发文年度(加六角括号〔〕)和发文顺号组成。

  作用:一是统计发文的数量,便于公文的管理,二是在查找和引用公文时可作为该份公文的代号使用。

  编排发文字号要力求准确、稳固、系统。

  位置:有版头的文件,应标注在文件版头之下,间隔横线之上,居中排列;用信笺头的文件,则置于信笺头横线之下,公文标题之上,右侧排列;“命令(令)”则在公文标题下面当中,写“第X号”。

  8.签发人姓名。是表示公文生效并对该公文内容郑重负责的一个标志。一般供上行文使用。

  位置:发文字号右侧标注“签发人”后标签发人姓名。

  (二)行文部份: (1.公文标题 2.题注 3.主送机关 4.正文 5.无正文说明 6.附件说明 7.发文机关署名 8.成文日期 9.机关印章与领导人签署 10.注释或特殊要求说明)10部份。

  1.公文标题。是对公文主要内容准确、简要的概括和提示。由发文机关名称、公文主题(事由)和文种组成。

  写法:A.省略发文机关名称。B.省略事由 C.机关名称和事由同时省略。

  2.题注。是指对公文标题的注释说明。主要用以注明法规性文件或经会议讨论通过的文件产生的法定程序与时间等。

  位置:位于公文标题之下,一行或多行居中书写,外用圆括号括入。

  3.主送机关。指主要受理公文的机关。也就是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。

  位置:位于正文之上公文标题左下方,无论一行或多行,均靠左顶格书写。

  三种情况:A. 上级领导机关对下级发出的公文,其属下的下级机关单位都负有贯彻执行公文的责任。B. 下级机关务上级领导机关发出的请示或报告等上行公文,不管请示或报告的内容事项如何重要,都只有一个具体的主送机关。C.直接向社会公众发布的公文,如公告等主送机关可以省略。

  4.正文。是公文的主体部份,用来表达公文的具体内容,体现发文机关的意图,是公文的核心。

  正文结构分:导语、正文主体、结束语三部份。

  导语部份写作有:依据式、目的式、原因式三种。

  正文主体的写作要求:略。P73

  5.无正文说明。指由于篇幅所限,使公文生效标识(即落款、印章与成文日期)与正文不能同处在一个页面上而出现分离状况时,为维护公文的完整性而作的说明。

  注意两点:A.只限于文件的正文与文件的生效标识(发文机关落款、印章与成文日期)不能同处在一个页面上而出现正文与生效分离的状况时。

  B.“(此页无正文)”的标识位置应在发文机关落款的左上方第一行顶格书写。

  6.附件说明。是用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称及件数的。(形式有:图表、目录、名单、简介及其他有关文件材料。)

  位置:位于正文或无正文说明的左下方,公文生效标识之上,注明附件材料名称及件数。

  7.发文机关署名。又称落款,是指在正文或附件说明之后署上制发该份公文的机关名称,亦即公文的法定作者。

  位置:应在正文、无正文说明或附件之后,右下方另行书写,同正文之间应有一定间隙,以便用印。

  注意要点:A发文机关的名称必须用全称或规范化简称。

  B.联合发文的机关名称都要写上,般以主办单位为先,然后依次排列。

  8.成文日期。指文件形成的时间。它是文件生效及日后查考的重要依据之一。(年、月、日要写全)

  注意事项:A.一般情况下,以领导人签发日期为准。

  B.经会议讨论通过的公文,以会议通过的日期为准,并加括号写在公文标题的正下方。

  C.法规、规章类文件以批准日期为准。

  D.两个以上机关的联合行文,以最后一个签发机关的领导人的签发日期为准。

  E.一般的日常事务性公文,如涉用具体事项的通知、通告、简报、函等的成文日期经它们的印发日期为准。

  9.机关印章与领导人签署。机关印章是公文制发机关对文件生效负责的凭证。领导人签署指发文机关领导人在公文的落款处,本人职务名后面签 字或盖章。

  印章位置:在成文日期的上侧,要求上不压正文,下要骑年盖月。

  注意要点:A.除会议纪要和印制有特定版头的普发性公文外,应当加盖印章

  B.联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章。

  C.联合下发的公文,联合发文机关都应当加盖印章。

  生效标志:发文机关的署名、成文日期、机关印章与领导人签署统称为“文件生效标志”。

  10.注释或特殊要求说明。用以说明公文中在其他区域不便说明的各种事项,如需要加以解释的名词术语,或用于表示公文的阅读(传达)范围、使用方法等。

  阅读(传达)范围:是指根据公文内容和工作需要所限定的公文发送的范围和规定公文的阅读对象。

  位置:在成文日期的左下方,文尾部分主题词之上,用圆括号括入。

  注意情况:A.发给各省、自治区、直辖市党委、各大军区党委。只供各受文单位的党委常委(党组成员)以上干部阅读。

  B.发至省、军级。省军级党员干部,以及中央或中央组织部批准按军级待遇及其他相当职务的党员干部,可阅读发至省、军级的中央文件。各正厅局级单位党委(党 组)的主要负责同志,可阅读有关的省军级中央文件。

  C.发至地、师级。厅局级以上的党员干部可以阅读。

  D.发至县、团级。县处级或相当级别以上的党员干部可以阅读。

  E.发至县、团级并可登刊的文件,一般可以至基层党委或党支部。

  F.公开发表。以批准可在报刊、电台、电视台刊登、播发的文件,同内部印发的正试文件具有同等效力,应与正式文件一样依照执行。

  (三)文尾部份:1.主题词 2.抄关机关 3.印发说明 4.页码(4项)。

  1.主题词。指能够准确表达公文主题内容的规范化名词或名词性词组。

  作用:A.公文标注主题词,可以准确简要地概括文件的主要内容。

  B.公文标注主题词,可以帮助我们大大提高文件检索、查询的速度有利提高整个机关的办事效率。(表现:快、准、全)。

  C.公文标注主题词,有利于文书档案管理的规范人,系统化、科学化。

  位置:位于注释或特殊要求说明左下方,文尾横线上端顶格书写。最多不超过五个主题词。

  1997年12月,国务院办公厅秘书局修订发布的《国务院公文主题表》共由15类1059个主题词组成,公为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词,附表有2类298个主题词。词表分三个层次。第一层是对主题区域的分类。第二层是类别词。第三层是类属词。

  注意事项:A.必须在公文主题词表中选用主题词。

  B.公文主题词表中的类别标题不作主题词。

  C.一公文件有两个以上的主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二主题内容进行标引。

  D.在公文上标注主题词,要直反映出该份公文所说明的问题或论述的事物。

  E.主题词标引的顺序是先标类别词,再标类属词。

  2.抄送机关。是指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的有关机关。

  位置:位于主题词下方位置,用与图文区等长的横线与主题词隔开。

  注意原则:A.抄送要限于同文件内容有关,需要对方知道或者协助办理的机关,既不能滥报滥送,也不能漏报漏送。

  B.向上级机关的请示,不可同时抄送下级机关;向上级机关的报告,一般也不要抄送下级机关。

  C.向下级机关的重要行文,可以抄送直接的上级机关;翻印或原文转发上级机关的文件,不要再上报上级机关。

  D.在一般情况下,下级机关不得越级行文请、报告、也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者,应当抄送被越级的上级机关。

  E.受又重领导的单位的请示、报告、应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。

  3.印发说明。又称印制版记,是指文件制发(含翻印)情况的说明记载,包括文件发制发单位的名称、印发日期和负印制份数等。

  印制单位:一般是各级机关的办公厅(室),使用全称或规范化简称。

  印发时间:是秘书部门起印文件的时间,要完整写出年月日。

  印制份数:是该份文件所印的数量。

  位置:位于抄送区域横线之下,左侧行首空一个字标注制发单位名称,右侧注明印制时间,行尾空一个字。然后在下方划一条与图文区等长的间隔线作底线,底线下面右侧标注印制份数。

  4.页码。是指公文每一张页的顺序编号。

  位置:用阿拉伯数字标注在每页图文区下端。正面为单数,位于右下角: 反面为双数,位于左下角。没有图文区的页面不标页码。

  方尾残缺:是指一份公文缺少文尾部份。

  文尾错位:是指文尾的位置安排不当。

  公文整体而结构有:单式结构和复式结构。

  单式结构:是指一份公文由一个主件单独构成。

  复式结构:A.一种是主件加附件。B.一种是转发件加被转发件(含印发、发布、批转等)。

  第三节 公文的排版形式与装订要求

  1)。公文的排版形式

  公文的排版形式:是指公文数据项目在文件版面上的标印格式,是指公文的外观形式。

  包括:公文版头设计,版面安排,字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。

  1988年9月国家技术监督局发布的《国家机关公文格式》相关规定:

  1.公文用纸的尺寸和规格。

  16开型:长260mm、宽184mm.

  国际A4:长297mm、宽210mm

  2.公文的书写形式。

  公文中的文字符号一律采用从上至下、自左向右横写横排(少数民族文字除外),正文文字的每行长度与图文区宽度相等。

  3.字体字号 的选用。一般按发文机关名称、大标题、小标题、标识字符、正文作注释说明等顺序依次从大到小地选用。

  发文机关标识:推荐使用 高X宽 22mmX15mm 黑变体字或初号宋体字。联合行文推荐使用小初号体字。

  公文大标题:推荐使用二号宋体字。

  小体题 :推荐使用三号宋体字。

  秘密等级、缓急时限和各标记字符或其它重点句推荐使用三号黑体字;主题词:推荐使用三号宋体字。

  公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等,采用三号或四号仿宋体字。

  公文的标点符号:符合1990年3月修订发布的《标点符号用法》规定。

  4.多层次结构的标识方法:

  第一级用:一、二、三……

  第二级用:(一)、(二)、(三)……

  第三级用:1 、 2、3、……

  第四级用:(1)、(2)、(3)……

  2)。公文的装订要求

  公文一律左侧装订。采用线装、钉装或胶粘等的办法。

  第四节 公文的稿本

  1)公文的稿本:是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子,包括草稿、定稿两种。

  1.草稿。草稿是指内容和文字表述都还未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的历次文稿都称为草稿。

  草稿的特点:尚未定型、非正式、无效力。

  按照文稿的作用和形成特点,可称为讨论稿、征求意见稿、修改稿、送审稿等。

  2.定稿。是指草稿经过修改、审阅、并由领导人签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。

  定稿与草稿的显著区别是:定稿是“孤本”,定稿的文面上带有文件签发人的签发标记,经会议批准通过的定稿有会议批准通过的情况的记载。

  2)。公文的文本

  同一份文件,根据它们的不同用途,可分正本、副本、存本、修订本;一些法规性文件又有试本、暂行本的形式;同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。

  1.正本。根据已签发的定稿制发的正式文件,称为“正本”。突出特点是盖有发文机关的印章或领导人的亲笔签署,以实文件的效力。

  2.副本。凡是根据公文正本复制、誉抄的其他稿本称为副本,副本又称抄本。

  作用:主要代替正本供传阅、参考和备查使用。

  3.存本。公文的存本,是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本。

  存本与副本的区别:存本是不外发的,一般不加盖印章或签署,只是作为正本的样本留在本机关以备查考之用。

  4.修订本。是指对于已经发布生效的文件,在衽一个时期以后,文件中的某些内容已不适合当前的情况需要进行修改补充,这种重新予以修改补充再行发布的文本,称为修订本。

  5.试行本、暂行本。文件的试行本、暂行本一般都是以试行、暂时、试行草案等字样标在公文标题中的文种的后面或前面。

  6.各种文字文本。各种文字文本包括以下两层意思:第一是指我国少数民族自治地区,为便于工作,党政领导机关发文往往是同一份文件同时使用汉文文栈少数民族文字文本。第二是指外交工作中所使用的文件,往往有中文文本和外文文本。

第四章 公文的行文规范

  第一节 公文的行文关系

  公文行文规范的内容包括:行文关系、行文方向与方式以及行文规则三个方面。

  公文的行文关系:是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。行文关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

  1)。确定行文关系的基本原则

  1.国家行政机关的隶属关系和职权范围。

  各级国家行政机关的行文关系,应根据各自的隶属关系和职权范围来确定。地方各级政府服从国务院(中央人民政府)是我国各级行政机关行文关系的准则。

  2.党的各级组织的行文关系,应根据各自的隶属关系和职权范围来确定。下级服上级,全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。

  2)。机关之间行文关系的划分

  从党政机关的隶属关系和职权范围来分析,党政机关之间的各种行文关系大体上分为四类:

  1.同一系统的机关,既有上级领导机关,又有下级被领导机关,上下级机关之间,构成领导与被领导的关系。

  2.上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。

  3.非同一系统的机关之间,无论级别高低、既无领导与被领导关系,又无上下级业务部门的指导关系,它们仅仅是一般性关系,或称不相隶属关系。

  4.同一系统的同级机关之间的关系,属于平行关系。

  第二节 公文的行文方向与方式

  1)下行文

  下行文:是指上级领导机关或业务主管部门对报属下级机关或业务部门的一种行文。

  三种行文方式:

  1.逐级下行文。是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。

  2.多级下行文。是指党政领导机关根据工作需要,同时下达几级机关的一种行文方式。

  3.直达基层组织和群众的下行文。是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。

  2)。上行文

  上行文:是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。

  三种行文方式:

  1.逐级上行文。是指下级机关直接向所属上级领导机关的一种行文方式。

  2.多级上行文。是指下级机关同时向自己的直属上级机关或更高级的上级领导机关的一种行文方式。

  3.越级上行文。是指在非常必要的时候,下级机关可以越过自己的直接上级领导机关,各更高一级的领导机关直至中央的一种行文方式。

  3)平行文

  平行文:是指同级机关、或不相隶属的,没有领导与指导关系的机关、部门、单位之间的一种行文。

  第三节 公文的行文规则

  行文规则:是指机关行文必须遵守的具体规定或准则。

  1.注意隶属关系,尊重机关职权

  2.大力精减文件,严格控制发文数量和范围

  3.在一般情况下,党政机关不得越级行文

  4.牵涉到几个部门的问题,部门之间要先协商一致或经上级裁决,然后向下行文

  5.行文必须正确确定主送机关和抄送机关

  6.主送机关与公文名称要相互呼应

  7.关于联合行文问题(必须是同级)

  8.关于“请示”的行文问题(一文一事)

  9.关于各级党政机关办公厅(室)的下行文问题(自己职权范围内和授权范围)

  10.在报刊上发布的法规性公文,应视为正式公文依照执行

第五章 机关法定公文的写作(上)

  第一节 命令(令)

  1)命令(令)概述

  1.命令:简称令,是领导机关颁发的具有强制执行性质的指挥性公文。

  2.适用范围:适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章;宣布重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤消下级机关不适当的决定。(《办法》)

  3.哪些领导机关有权发布命令?

  一、中华人民共和国主席。

  二、国务院。

  三、国务院所属各部、各委员会。

  四、县级以上各级人民政府。

  五、乡、民族乡、镇的人民政府。

  2)命(令)的特点

  1.权威性。(一主体、二内容) 2.指挥性。 3.强制性。

  3)命令(令)的类型

  1.公布令。也可称发布令或颁布令,适用于国家公布法律,国家行政机关发布根据法律制定的行政法规和规章。

  2.行政令。是国家行政机关为实行重大强制性行政措施而发布的命令。

  3.嘉奖令。是领导机关为奖励有突出贡献的人员或集体而发布的命令。

  4)命令(令)的写作

  1.必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。

  2.要注意各类型命令写作的共同点和不同点。

  命令的内容单一、一文一事,篇幅较短。

  命令结构:由标题、编号、正文、签署四部分组成。

  编号方法:一种是单独编号(央政府和国家首脑);另一种不是单独编号(地方政府)

  A.公布令写法:说明公布什么法规,什么机关什么时候通过,什么时间开始施行。

  B.行政令写法:正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。

  C.嘉奖令写法:正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。

  3.语言要准确、凝炼、庄重、有力。

  第二节 议案

  1)议案概述

  1.议案:是有议案提出权的机构或人民代表,向同级人民代表大会或其常务委员会,提请审议事项的建议性公文。

  2.适用范围:是国家权力机关的有关机构及人员以及人民代表。

  2)议案的特点:

  1.行文关系及办理程序的法定性。

  2.行文内容的单一性和可行性。

  3)议案的类型

  根据提出者身份的不同,议案可分为两大类:

  1.由职能机构提出的方案。

  2.由人民代表提出的议案。

  职能机构:主要指国家权力机构的办事或执行机构。如政府、检察院、法院、各专门委员会等。

  4)议案的写作:

  1.提出的问题重要且已具备解决的条件。

  2.要注意提出的权限和时限。

  3.要注意行文格式和办理程序。

  标题:由提议案人、议案内容、文种三部分组成。

  正文:要说明提出议案的理由及具体内容。

  议案的签署:提案人可以是机关,也可以是机关首脑。

  议案审议表格:一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。

  第三节 决定 决议

  (1)决定

  1)决定:是党政机关对重要事项或重大行动作出决策和安排的指导性公文。

  2)适用:对于重要事项或者重大行动作出决策和安排。

  3)决定的特点:

  1.性质重要性 2.政策性强 3.有约束力

  4)决定的类型:

  1.指挥型 2.个案型 3.知照型

  5)决定的写作:

  1.标题:由决定机构、决定事由、文种三部分构成。 (标题下用括号标出决定的日期及由什么会议通过)

  2.正文写法:

  A.指挥型:一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。

  B.个案型:一般由个案事实分析(即决定理由)、决定事项、期望要求三部分组成。

  C.知照型:只要把需要“广而告知”的决定事项一一列出即可。

  3.决定的文字要求准确、鲜明、简洁。

  (2)决议

  1)决议:是经过领导机构主持如开的会议通过的对重要事项进行决策部署的指导性文件。

  2)适用:用于经会议讨论通过的重要决策事项。

  3)决议的特点:

  1.表达群体意志。 2.有权威性和约束力。

  4)决议的类型:

  1.决策部署型 . 2.结果公布型。

  5)决议与决定的异同:

  相同点:都是下行的指挥性公文,在内容上方面接近,侧重于对重要事项的决策;在文字表达方面,风格也一致,都要求准确、鲜明、简洁。

  不同点:1.形成的程序不完全一样。(决议必须由会议通过,而决定可以由会议作出,也可以由领导机构在职权范围内作出。)

  2.内容的范围不尽相同。(决议多半针对全局性问题作出决策;决定既可解决全局性问题,也用以解决具体问题。)

  3.发布形式略有不同。决议以会议名称发布;决定也可以会议名称发布,但多半以机关名称发布。)

  第四节 指示 意见

  (1)指示

  1)指示:是上级机关对下级机关指导工作的公文。 2)指示的特点:1.针对性 2.原则性 3)指示的类型:

  按照指示内容涉及的范围,可分:

  1.涉及全局问题,带普遍性的指示。

  2.涉及局部问题,带特殊性的指示。

  4)指示的写作:

  1.标题 :一般由发文单位、事由、文种三部分组成。

  2.正文:一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。

  指示根据:包括理论根据、政策根据、现实根据等。

  (2)意见

  1)意见:是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件。

  2)意见的类型:

  1.直接指导型。2.批转执行型。

  3)意见的写作:

  注意内的政策性、原则性,对下级的要求要明确具体,表达条理要清晰。

  1.标题:一般也是发文单位加事由加文种。但如经上级机构批转或转发,则上级多半用“通知”的形式下达,而将“意见”全文附在后面。

  2.正文:一般根据意见的多少,分部分或分条分点阐述,其第一部分或第一点,多半是提出意见的现实依据。后面部分则是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。意见的内容,要原则而不空洞,具体而不琐细,要让下级知道怎么做,但又不致束缚下级的创造性。

第六章 机关法定公文的写作 (中)

  第五节 公告 通告 公报

  (1)公告、通告

  1)公告、通告概述

  公告:是机关、团体向公众宣布重要事项的通知性文件。

  通告:是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。

  2)公告、通告的特点和差异

  二者的共同点:1.发布的公开性;2.事项的重要性;3.操作的严肃性。

  二者的不同点:1.相对而言,公告涉及的范围广,通告涉及范围小。(公告通常通过新闻媒体向全世界发发布,范围没有限制;而通告既可以通过新闻媒体发布,也可以只在一定的范围张贴公布)2.一般公告公布的,都是比较重大的事情;通告公布的,则次于公告。

  3)公告、通告的类型:

  按其内容的性质,都可以分为两大类:

  1.涉及法定长事项的公告、通告

  2.知照性公告、通告

  4)公告、通告的写作:

  1.符合权限, 一事一告。 2.内容明确, 语气庄重。

  3.注意格式。

  公告、通告标题的四种形式:

  1.发文单位加事由加文种;2.发文单位加文种

  3.事由加文种 ;4.只有文种名称

  署名和日期:一般放在全文最后的右下方。

  (2)公报

  1)公报概述:是公开发布重要决定或重大事件的告知性文件。

  2)公报和类型:

  1.会议公报:一般用以公布党的重要会议召开的情况及会议所作的决定。

  2.统计公报:发布国民经济和社会发展各方面情况的统计数字。

  3.外交公报:涉及两个或两个以上国家的政府、政党、团体等在会议或交往后发表的文件。

  3)公报的写作:

  1.会议公报因发布目的不同而有不同的定法。

  (公布会议结果 ;传达会议精神)

  2.统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布。

  3.外交公报涉及对外关系,其发布应遵循法定的审批手续和途径。

  4)公报的特点,及与公告的区别:

  公报的特点有:

  1.内容的公开性与重要性;2.发布机关的权威性。

  公报与公告的区别有:

  1.从发布的机关来说,党的领导机关多用公报,政府机关多用公告;

  2.从内容来说,宣布单独事件多用公告。发布会议情况、谈判情况、统计情况等多用公报。宣布要有关人员遵守的法定事项,用公告而不用公报。

  5)发布统计公报时要注意的事项:

  1.统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布, 任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。

  2.统计公报以发布各种数据为主,其内容一定要科学、准确。

  3.涉及国家机密的统计数字,不得在公报中发布。

  第六节 通知

  1)通知:是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件,让对象知道或执行有公文。

  2)通知的类型:

  根据适用范围的不同,可以分为六大类:

  1.发布性通知:用于发布行政规章制度及党内规章制度。

  2.批转性通知:用于上级机关批转下级机关的公文,给所属人员,让他们周知或执行。

  3.转发性通知:用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员,让他们周知或执行。

  4.指示性通知:用于上级机关指示下级机关如何开展工作。

  5.任免性通知:用于任免和聘用干部。

  6.事务性通知:用于处理日常工作中带事务性的事情,常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

  3)通知的写作:

  1.标题:“多用发文单位加文种”或“事由加文种”两种形式。

  2.正文:不同类型有不同写法。

  A.发布性通知:正文比较简短,只要写明发布什么规章,请贯彻执行就行了。

  B.批转性、转发性通知:简单的写明批转、转发什么文件,请贯彻执行就行了。

  C.请示性通知:写法相对比较复杂。大凡指示下级做一件工作,应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。指示性通知正文框架:先用一段或几段说明为什么要做这件工作,相当于引言;工作内容和工作要求一般结合起来写,内容多的要分条列出;最后一段或一条相当于小结,对受文单位提出总的要求和希望。

  D.任免性通知:一般只要写明什么权力机构任命或免去什么人担任什么职务就行了。

  E.事务性通知:只要把需要周知或执行的事写清楚就行。

  3.其他事项:通知一般在正文之前左上角写受文机关,在正文之后的右下角写发文机关和发文日期。

  第七节 通报

  1)通报:是在一定范围内表彰先进、批评错误、传达事项的告知性文。

  2)通报的特点:1.周知性 2.指导性。

  3)通报的类型:

  根据通报承担的任务,可以分为三类:

  1.表彰先进型:用于表彰个体或集体 的先进人物,公布他们的事迹,宣布给他们的奖励,分析他们的先进思想,指出应该向他们学习什么。

  2.批评错误型:用于批评犯错误的个人或群体,公布他们的错误事实,宣布给他们什么处分,分析错误的性质,指明应该吸取的教训。

  3.传达事项型:用于将领导掌握的精神或情况传达给下属,以便在开展工作、处理问题时能做到心中有数。

  4)通报的写作:

  1.标题:“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。

  2.署名和日期: 般放在正文之后的右下角

  3.受文者名称:放在正文之前的左上角。

  4正文:不同类型有不同写法。

  A.表彰先进型:一般按介绍先进事迹、宣布表彰决定、分析先进思想、指明如何向先进学习四个步骤。

  B.批评错误型:应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。

  C.传达事项型:一般由两部分组成:一部分是通报事项的情况或者精神,包括对事项的分析,如它的性质、重要性等等;另一部分是对下属或群众的要求、希望。第二部分要不要或者要多少,视实际需要决定。

第七章 机关法定公文的写作 (下)

  第八节 报告

  1)报告:是下级机关向上级机关汇报工作情况的陈述性公文。

  2)报告的特点:1.陈述性 2.有主见

  3)报告的类型:

  1.按照内容涉及的范围可分:1.综合报告 2.专题报告。

  2.按照行文目的的不同分:1.呈报性报告 2.呈转性报告

  4)报告的写作:

  1.陈述问题要清楚扼要。 2.表达观点要精练清晰。 3.语言要简洁朴实。

  标题多由“事由加文种”形式。正文之前写受文单位;正文之后署发文单位和日期。

  第九节 请示

  1)请示:是下级机关向上级机关请求指示或批准的报请性公文。

  2)请示的特点:

  1.超前性:请示必须是在办事之前。

  2.说明性:请示的目的在向上级说明情况,请求帮助。

  3.单一性:必须“一文一事”。

  3)请示的类型:

  根据行文目的的不同,可分三大类: 1.请求批准类;2.请求帮助类;3.请求批转类。

  4)请示的写作:

  1.要遵守行文规则。

  A.请示应当一文一事。

  B.请示一般只写一个主送机关,如需要同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。

  C.一般不得越级请示,因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。

  D.受理双重领导的机关向上级机关请示,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。

  2理由要充分、要求要合理。

  3.格式要正确,语言要得体。

  标题:一般用“事由加文种”形式。

  正文:多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。

  正文之前写受文单位,正文之后署发文单位和日期。

  第十节 批复

  1)批复:是答复下级机关请示事项的指示性公文。

  2)批复的特点:

  1.针对性:针对“请示”这一文种,针对请示的机关,针对请示的问题。

  2.指导性:批复针对请示表态或发表意见,对下级的工作有指导、规范作用,下级不能违背上级的批复。

  3)批复的类型:会对请示的内容主要是请求批准和请示帮助两个方面,批复可分为两类:

  1.表态性批复:主要是答复请求批准类的请求,或同意、或不同意。同意的不必说理由,不同意的一般略说理由。

  2.请示性批复:针对下级请求的事项或者提出的问题,提出处理意思,带有指导下级工作的性质。

  4)批复的写作:

  1.要先回答后批复。2.态度要鲜明,措辞要明确。

  3.要及时批复。

  第十一节 函

  1)函:是机关之间办理日常公务的交往性公文。

  2)函的特点:1.形式灵活,活动性强。2.务实性强。

  3)的类型:根据内容性质,大体可分为四类:

  1.商洽函:用于机关之间商洽工作、讨论问题。

  2.问复函:用于机关之间提出询问和答复询问。

  3.请准函:用于向没有隶属关系的有关主管部门请求批准。

  4.知照函:用于把自己管辖范围的事项告诉有关的机构。

  4)函的写作: 1.一事一函,直陈其事。2.语言要平实、亲切、自然。

  第十二节 会议纪要

  1)会议纪要:是记载会议情况和精神用以公布或传达的纪实性文件。

  2)会议纪要的特点:

  1.纪要性:把会议的主要精神和议定事项,经归纳整理。表述出来,而不涉及会议的一般过程,议而未决的事项。

  2.约束性:反映统一精神和议定事项的会议纪要,对与会者和有关人员,具有约束力。

  3.知照型:公开发表或内部交流的会议纪要,可以让群众或有关人员了解会议情况。

  3)会议纪要类型:

  根据会议的性质和拟写会议纪要的目的,可分三大类:

  1.决议性会议纪要 2.协议性会议纪要 3.研讨性会议纪要

  4)会议纪要的写作:

  1.会议纪要一般是在会议结束后起草的,经主管领导人签字同意才算定稿。

  2.会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”,但中间可以省去“会议”二字。

  3.会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。

  A.会议概况:介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。

  B.会议内容:是正文的主要部分,介绍会议讨论和决定的主要事项。写作要求:观点鲜明、主题突出、内容充实,不可出现重要缺漏。写法:a.综合归纳法:是把会议主要内容归纳为几个问题或几个方面,并逐个加以阐述。b.分项列举法:多见于讨论具体工作的会议的精神,一般是把今后要做的工作逐条列出。

  C.结束语:是正文的小结,往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。

  4.会议纪要由会议主持机关撰写,可以在最后署机关名称和撰写日期。也可只在正文中写出主持机关,不另外署名。

  第十三节 条列 规定

  (1)条例概述

  1)条例:是由党政领导机关制定和发布的系统规范某一方面工作、活动、行为等的法规性公文。

  2)条例的类型:根据制定、发布条列的机关的不同,条列可分三类:

  1.党的中央机关制定的条例:知用于规范全党的工作、活动和党员行为。

  2.国家行政机关制定的条例:适用于规范全国性的某一方面的工作。

  3.地方权力机关制定的条例:适用于规范地方某一方面的工作。

  (2)规定概述

  1)规定:是各级党政机关、社会团体、企事业单位规范某方面工作的规章性公文。

  2)规定类型:根据发布机关和实际作用的不同,分三种

  1.党内规定:由党的中央机关制定,适用于对党内某一方面的工作作出的规定。

  2.法规性规定定:由有条件制定法规的机构制定,适用于对某一方面的行政工作或某个地方的某项工作作出的规定。

  3.一般性规定:机关团体对某些工作作出的具体规定,不属法规性质,但在一定范围内的规范作用。

  (3)条例和规定的写作

  1.草拟条例和规定要遵循下例原则:

  A.坚持四项基本原则,为改革、开放、搞活和社会主义现代化建设服务;

  B.符合宪法和法律,符合党和国家的路线、方针、政策。

  C.从实际出发,实事求事。

  D.贯彻民主集中制,充分发扬民主。

  2.起草条例和规定,应当对现行内容相同的法规进行清理,如果现行的法规将被起草的法规所代替,必须在草案中写明予以予废止。

  3.条例和规定的内容用条文表达,常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。

  4.语言要准确、严密。

  其他:A.条例和规定在党的机关系统,可以作为正式公文单独行文;在行政系统,不能单独行文,只能以“令”、“决定”或“通知”的形式发布,和它们同时行文。

  B.作为党的系统,只有党的中央组织才能制定和发布条例;作为国家行政系统,适用于全国范围的条例,只有国务院或国务院批准的主管部门才可以制定和发布。

第八章 机关其他常用文书的写作(上)

  第一节 规章类文书

  1)规章类文书概述

  1.规章类文书是规范工作、活动、行为等的法规、规章制度类文书,适用于党政系统、社会团体、企业事业单位及组织机构。

  2.规章类文书包括:条例、规定、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等文种。

  3.规章类文书的特点:

  A.内容的规范性:是指规章类文书是为了规范特定范围、特定方面的工作、活动、行为而制定的,它是办事的准则、活动的依据、行为的规范。

  B.执行的强制性:是指规章制度一经确定并公布实施,有关人员就必须遵守、不能有特殊例外者,不能任意解释或变通 .

  C.制定的程序性:是指规章类文书从草拟、确定到公布实施,应按一定的程序进行。

  2)规章类文书的写作

  1.办法:对某一项行政工作作出比较具体的规定。

  办法的内容应:具体、周全、便于操作。多条款形式。

  2.实施细则:是实施法律、法规的细小规则,它多半是主管总门针对实施法律、法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则。目的是加强法律、法规的可操作性,保证法律、法规的顺利实施。

  实施细则与法律、法规的联系和区别:

  区别为:法律、法规必须概括;实施细则必须具体,便于操作。联系为:实施细则的内容必须和法律、法规的有关条款相对应。

  写法:一般也是“章条式”或“条款式”,但每一条必须说明是哪个法律或法规的实施细则。

  3.章程:是一定组织机构制定的确定组织原则或办事原则的规章类文书。

  章程的种类:

  A.组织章程:系统阐明一个组织的性质、宗旨、任务、成员、机构、活动方式、经费来源等。

  B.办事章程:是为了办理某项工作而制定的规章制度。

  章程的形式:“章条式”或“条款式”。

  4.守则:是特定范围的全体成员必须遵守的行为准则。

  写作要求:简短、精练、易记。

  第二节 计划类文书

  1)计划类文书概述

  1.计划类文书:是指机关团体为达到某一目标或完成某一任务,对目标达到、任务完成前特定时段工作的设计和安排。

  2.计划类文书包括:规划、纲要、计划、安排等文种。

  3.计划类文书的作用:

  首先是下情上达:下级机关通过上报工作计划,可以得到上级机关的指导和帮助,减少完成计划过程中的困难。有些工作超出本身权限的,更需要上级机关批准后才能实施。

  其次是上情下达:上级机关把自己的工作计划告诉下级机关,可以起宏观调控的作用,使下级机关能根据全局的计划,安排好自己那部分工作。

  再就是统一步调:机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制定,可以使全体成员思想统一、步调一致,共同为完成计划贡献自己的力量。

  2)计划类文书的特点:

  1.目标的前瞻性。2.操作的预想性。

  3)计划类文书的类型

  根据完成期限、内容侧重、具体作用的不同,分三大类

  1.规划类:实现目标的期限较长,往往是五年以上。内容侧重在工作的指导方针、努力方向,工作的实施步骤和重要措施等。作用主要是针对全局工作作略性、方向性的规定,以指导局部的、短期的各项工作。文种名称常 用规划、发展规划、远景规划、纲要、发展纲要等。

  2.计划类:实现目标的期限较规划短,以年度计划和一年以内的短期计划为多。

  3.按排类:指较短时间段内对工作的具体安排。

  4)计划类文书的写作

  1.分析情况要认真细致。一定要吃透三方面情况:

  一是大环境的形势及要求:包括全国、本地区、本系统的发展形势及对本单位提出的要求;

  二是主观条件,指本身人力、物力、财力情况及可挖掘潜力;

  三是客观条件,指上级和其他部门可能给予的的帮助。

  2.确定目标要实事求是。

  3.措施步骤要切实可行。

  4.条目要分明,语言要简洁。

  标题 :由机关名称、适用时间、内容类别、文种名称四部分组成。

  正文格式:多用“条款式”或“表格式”。

  一个完整计划包括:现状分析、目标和任务、主要措施、实施步骤、执行要求等部分。

  第三节 总结

  1)总结概述

  1.总结:是机关团体在实施计划或完成任务之后,对已做工作进行概括及评估的文书。

  2.总结与计划关系:总结和计划是相对应的:计划是工作之前拟定,用以指导工作;总结是工作之后进行,用以检查计划完成情况,认识计划执行过程中的经验教训,目的是提高执行者的水平,以利今后的工作。

  3.总结的作用:下情上达和提高自身。

  2)总结的特点

  1.回顾性:总结的内容是回顾已经做过的工作。

  2.经验性:从工作中引出经验教训,为以后的工作提拱借鉴。

  3)总结的类型:从内容的涵盖来分,可分两种:

  1.综合性总结:是关系全局的总结,内容涉及多方面的工作。

  2.专题性总结:只就一个方面、一项工作,甚至一个问题进行总结,内容比较单一。

  4)总结的写作

  1.回顾工作情况要实事求是。

  2.总结经验教训要着眼未来。

  3.纲目要清晰,文风要平实。

  标题:常见有单行标题和双行标题两类。

  正文:两种写法

  A.“分层展开式”:是一种纵式结构,其内容和排列顺序通常是这样的:总体概括、主要成绩及做法、存在问题、经验教训、今后努力方向五层内容。

  B.“纲目带动式”:是一种横式结构,采用夹叙夹议的写法,以议论为纲目,带动具体材料的陈述,内容的几个层次之间是并列关系。

  第四节 调查报告

  1)调查报告概述

  1.调查报告:是针对现实中发生的较重要的问题,作专门调查后,利用调查材料写成的书面报告。

  2.调查报告的作用:主要是提供真实的社会情况,为制定政策、贯彻政策、宣扬先进、揭露阴暗、解决工作中的疑难问题报务。

  2)调查报告的特点:

  1.针对性:即调查报告写作的目的很明确,都是针对一定的现实问题定的。

  2.纪实性:调查报告的主要任务是提供与要解决的问题有关的事实,是真实的、确凿的材料。

  三种需要写调查报告的情况:

  一是社会普遍关注或需要引起社会关注的问题的调查,写成后供媒体发表;

  二是为领导重要决策服务的有关情况和信息的调查, 写成后供领导参考;

  三是为解决较复杂问题服务的专题调查,写成后供有关人员参考。

  3)调查报告的类型:根据调查报告的性质和作用分:

  1.新闻性调查报告 2.政务性调查报告 3.个案性调查报告

  4)调查报告的写作:

  1.深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。

  2.围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。

  3.调查报告的格式

  标题:有公文式标题和新闻式标题两种形式。

  A.公文式标题:“对象加内容加文种”、“对象加文种”、“内容加文种”三种形式。

  B.新闻标题:有单行和双行两种。单行的形式有:直陈式、提问式、结论式等。双行的一般是正标题点明主题或提出问题,副标题说明调查对象、内容等。

  正文:一般分前言、主体、结尾三个部分。

第九章 机关其他常用文书的写作 (下)

  第五节 讲话类文书

  1)讲话类文书概述

  讲话类文书:就是人们在各种特特定的场合发言时依据的各类文稿的总称。

  2)根据讲话的场合及主旨的不同,可分为三类:

  1.讲话稿:是指各级领导在各种会议上宣读的文稿。

  2.开幕词、闭幕词。

  3.欢迎词、欢送词、答谢词。

  3)讲话类文书的特点:

  1.口头性 2.直接性 3.针对性 4.情感性

  4)讲话类文书的写作——都由开头、主体、结尾三部分组成。

  5)讲话类文书的写作要求:

  1.主题要鲜明、集中。

  2.材料要真实、新颖。

  3.布局要清晰、紧凑。

  4.语言要明白、生动。

  第六节 记录类文书

  (1)记录类文书概述

  1.记录类文书:是指如实记录有关内容而形成有公务文书。

  (2)记录类文书包括:

  1.会议记录:是指如实记载有关会议基本情况和主要内容的文书。

  2.电话记录:是在用电话处理公务时,记载有关通话内容的文书。

  3.接待记录:是指在接待群众来访时,记载有关接待内容的文书。

  4.大事记:是将本机关本部门工作的重大公务活动或重大事件按年、月、日的先后顺序进行如实记载的一种记录性文书。具有客观、准确、系统、可信的特点。

  (2)记录类文书的特点

  1.内容的纪实性。2.材料的直接性。3.语言的实录性。

  (3)记录类文书的写作

  1)会议记录的写作格式及写作要求

  1.会议组织情况:

  应写明会议名称、届数、起止时间、地点、出席、列席、缺席人数和姓名以及缺席原因,主持人和记录人的姓名,会议主要议题等。

  2.会议的议题和议程

  3.会议的进程和内容

  4.必要手续:每次记录完毕后、散会前把记录当众宣读,发现成就或遗漏应立即更正或补充,然后由会议主持人和记录人在记录后边签字,并注明本次记录的总页数。

  5 会议记录一般要做到如下几点:略。P260

  2)电话记录的写作格式及定价写作要求:

  一般有发出电话记录和接收电话纪录表格填写。

  1.接收电话记录一般应包括:接收时间、来电话单位和来电话人,注明其姓名、职务等身份等情况;来电话内容;处理结果,即将电话记录交有关人员处理的情况,此项内容在受话完毕后才能填写;接电话人姓名,必要时写明职务。

  2.发出电话记录一般应该包括:发电时间;发往机关;发电话人(姓名、职务);接电话人(姓名、职务);发电话事由。

  3.作电话记录要注意以下要求:略。P261

  3)接等记录的写作要求:

  1.接待记录的格式应包括来访者的姓名及有关情况、反映的问题及要求、接待人姓名、时间以及办理结果等项。

  2.接待记录的写作要求基本同于会议记录和电话记录。

  4)大事记的写作格式及写作要求

  1.大事记的写作一般包括:

  标题:一般由机关名称及内容加“大事记”构成。

  开头:用于说明编写目的、意义、体例及时限等。

  正文:由时间和记事两部分构成。按年月日排序。

  结尾:用于说明材料的真实性和使用、处理等事项。

  2.大事记的写作要求:

  A.要记述“大”事。大事不漏,小事不记。 B.要客观真实。 C.要言简意赅。

  第七节 简报类文书

  1)简报类文书概述

  1.简报:就是简明扼要的书面报告。

  2.简报类文书:是用于汇报工作、反映问题、交流经验、沟通情况、推动工作展开的一种简短的、摘要性的信息载体。

  2)简报类文书的类型

  1.会议简报:即专门报道、交流有关重要会议的内容和情况的简报。

  2.工作简报:就是反映本部门、本系统各方面工作情况的简报。

  3)简报类文书的特点:

  1.简。就是简报在文字上要简明扼要。

  2.快。就是说编发简报要迅速及时。

  3.新。就是说立意要新、内容要新。

  4)简报类文书写作:

  1.简报类文书的写作格式:一般由报头、主题、报尾三部分组成。

  报头:简报的一个突出特点就是有独特的报头。

  主体:主体一般由按语、标题和正文组成。

  标题:拟定标题要尽可能做到准确、简练、新颖、有吸引力。

  报尾:正文写完之后,用一条黑线将主体部份与报尾部隔开,在黑线下写简报的报、送、发单位及简报的份数。

  2.简报类文书的写作要求

  A.内容要真实、确切。 B.篇幅要短小。C.针对性、指导性要强。

  第八节 建议类文书

  (1)建议类文书概述

  1.建议类文书:是以书面形式提出建议、意见的一类公务文书。

  2.建议类分文书的分类:议案、提案、建议三种。

  A.提案 :是指提请机关或一定组织的会议讨论、处理的意见或建议的文书。

  B.建议:是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某方面的问题提出建设性的意见、建议时使用的文书。

  (2)建议类文书的特点

  1.建议性 .2.说理性。 3.委婉性。

  (3)建议类文书的写作

  1)提案的写作格式与写作要求

  1 提案的写作一般包括:

  A.标题。写明XXX单位XXX会议第X号提案。

  B.案由。此部份简明扼要地写明提案的内容。

  C.提案人。在“案由”下方,定上提案人的姓名。

  D.理由。理由要说明提出建议或意见的原因。

  E.办法。写明解决问题的办法和措施。

  F.日期。在正文的右下方,署上提案所写的时间。

  2.提案的写作要求:

  A.熟悉同提案有关的情况。

  B.注意区别提案同一般文章的行文格式。为醒目起见,分别把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”突出来顶格写在每部分的开头。

  2)建议的写作格式及写作要求

  1.建议的写作格式:由标题、称谓、正文和落款组成。

  A.标题。有三种写法:一是直接写“建议”或“建议书”;二是在其之前加上建议或倡议的主要内容,有时还加上建议单位名称;三是采用文章标题写法。

  B.称谓。即被建议单位的名称或被建议的个人的姓名。

  C.正文。一般由前言、主体和结语组成。前言写建议的背景、原因、目的等;主体写建议的具体事项。结语写希望、要求等。

  D.落款。写建议者个人、集体或单位名称,并注明年月日。

  2.建议的写作要求:

  A.把握分寸要适度。B.所列内容要具体。3.表达语言要精炼。

第十章 公文处理工作

  第一节 公文处理工作概述

  1)什么是公文处理工作:广义上说,公文处理工作就是运用科学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以级立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

  广义可以从以下几个方面来理解:

  1.从发文阶段来说:从思想观点的酝酿、材料的收集与整理、文字起草与讨修改、审核把关与领导签发定稿以至印制发出所必须经历的一系列处理环节。

  2.从收文阶段来说,从来文的签收、登记、分法、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复等,也必须经历一系列处理环节。

  3.从公文的管理来说,机关秘书部门应当切实做好公文的管理工作,既要充分发挥公文的效用,又要有利于公文的保密,还必须建立一系列管理环节。

  4.从公文的立卷归档阶段来说,公文在处理完毕以后,人们还要将其中对今后的机关的机关工作活动仍然具有一定查考利用价值的文件,进一步整理立卷,进行归档保存,必须经历一系列的处理环节。

  狭义方面来说:主要是指机关内文书工作人员所承担的公文的收发、登记、催办、整理与保管等方面的具体工作。

  2)公文处理工作的特点:

  1.政治性。是指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法令法规的贯彻执行。

  2.时限性。是指公文处理工作中,时间上的限定性要求是非常严格的。

  3.机要性。是指公文处理所涉及的一些文件的内容具有不同程序的机密性,以及文书工作岗位的重要性。

  4.规范性。是指公文在形成、办理、管理和立卷归档的过程中,必须遵循统一的规范。

  3)公文处理工作的作用:

  公文处理工作对机关工作人员所起的作用主要表现在:

  1.助手作用。在机关内部,公文处理工作是机关领导人和业务工作者不可或缺的助手。

  2.纽带作用。任何一个机关,都不能孤立地存在,都有上下左右的机关与之发生各种各样的联系。

  3.查考作用。其中一部分按规定移交档案管,作为长期或永久保存,以备日后查考之用。

  第二节 公文处理工作的任务与组织

  (1)公文处理工作的基本任务:科学地组织机关的文书工作,及时准确在处理机关的往来公文,有条理地、安全地运转公文,完整地保管公文,正确地发挥公文的作用,有效地推进机关工作,为机关领导工作服务,为社会主义现代化建设服务。 基本任务的主要内容包括以下几个方面:

  1.文件的收发、登记和分类;

  2.文件的拟办、批办、承办和催办;

  3.文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印;

  4.会议、汇报、电话的记录和整理;

  5.文件材料的平时归卷、提供借阅与保管;

  6.文件材料的系统整理、编目和归档工作;

  7.处理群众来信;

  8.为机关领导准备有关资料并完成机关领导人交办的其他文书工作的任务。

  (2)公文处理工作的组织:

  1)公文处理工作的组织机构:

  1.对于一些较大的机关来说。可考虑设立专门的机构,归机关的办公厅(室)领导。

  2.对于一些较小的机关,或者基层单位来说。 一般只在办公室设一两个专职或者兼职的文书工作人员也就够了。

  3.对于一些企业单位来说。大中型企业都在办公室内设文书科或秘书科等公文处理工作机构;小型企业则只在办公室内设专、兼职的文书工作人员就行了。

  文书处理部门:公文处理工作的主要部分由机关的办公厅(室)负责,其下边可以设立文书处(室)、信访处(室)、机要室、打字室、印刷厂、收发室、通讯科等公文处理机构。

  2)公文处理工作的组织领导

  1.从全国来说,由中央办公厅、国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作。

  2.从一个机关来说,它的公文处理工作由本机关的秘书长或办公室主任负责领导。其主要职责是:

  A.对本机关公文处理工作的任务和公文处理的组织工作,提出全面的工作计划和实施方案。

  B.总结机关及其所属单位公文处理工作的经驸,推广先进典型,发现问题,及时纠正,并提出改进的意见和办法。

  C.设计文书规格,促进机关公文处理工作的规范化、标准化,组织印制机关公文规范化、标准化需要的公文表格、公文版头,公文稿纸、公文处理签等,并组织购置公文处理工作所需要的设备。

  D.指导、帮助机关部门专职、兼职文书人员的业务工作。

  E.制定机关公文处理工作规范、规章制度, 并对执行情况进行检查、监督和协调。

  3.从上下级机关的关系来说,上级领导机关的办公厅(室)负有负责对其所属的机关、单位的文书处理工作进行业务指导。

  4.从机关主要 业务职能部门来说,机关的业务职能部门可责成一名秘书分工负责本部门、本单位的公文处理工作。其主要职责是:

  A.负责本部门、本单位同机关办公厅(室)、档案室的联系,在本部门、本单位传达、贯彻有关公文处理工作事项。

  B.在本部门、本单位负责人的领导下,全面负责本部门、本单位公文处理工作组织,对本部门、本单位的公文处理工作的质量、效率和效益、进行检查、总结,学习先进经验,发现问题,及时纠正。

  C.拾遗补缺,负责做好本部门、本单位公文处理工作中他人遗忘、不周到、应当补做的工作。

  5.对机关档案部门来说。机关档案部门所开展的业务工作和公文处理工作具有密切的关系,它对机关的公文处理工作也负有一定的指导责任。其主要职责是:

  A.协组机关办公厅(室)在公文立卷、归档等业务方面。对机关各部门的文书工作人员进行帮组和指导。

  B.同机关办公厅(室)以及其他公文处理部门共同制定对本机关的公文处理工作、公文立卷及归档工作等方面的规章制度。

  C.从有利于开展档案工作的角度,对本机关的公文处理工作提出合理的建议。

  3)公文处理工作的组织形式:是指一个机关如何和安排公文处理的各个环节。也就是说,一个机关到底采取什么样的合理工作形式,对机关内公文处理工作作出科学的、有效的组织安排,这是关系到能否提高公文处理工作效率的重要组织措施和保证。

  1.公文处理工作组织形式的类型:

  A.集中形式。它是指在一个机关内,除了文件的承办处,公文处理的各个环节都集中在机关的中心机构,亦即办公室来进行。由办公室直接同机关领导和各业务部门联系,而各业务部门一般就不再设立公文处理机构或者专职、兼职的文书工作人员。

  B.公工形式。它是指将一个机关的公文处理工作分别由机关的办公厅(室)以及各业务机构的公文处理部门或专职、兼职文书工作人员分工负责进行。其分工又大体有以下两种情况:a.按文件内容和职责分工。b.按公文处理的不同环节分工。

  2.公文处理工作组织形式的选择。

  应根据各机关的实际情况而定,以能及时、准确地处理公文,提高机关工作效率和方便工作为原则。

  通常要结合考虑以下几种情况:

  A.机关的工作性质、任务和职权范围。

  B.机关内部组织机构设置的层次、数量。

  C.机关收发文件数量的多少。

  D.机关办公驻地是集中还是分散以及距离远近。

  E.机关工作人员的数目和机关文书工作人员的配备等。

  小机关适用:集中形式。

  中等机关:视情况而定。

  大机关采用:分工处理的形式。

  第三节 公文处理工作的原则与要求

  1)公文处理工作的基本原则:公文处理必须准确、及时、安全、保密,加强集中统一管理,坚持实事求是,按照行文要求和公文处理规定进行的原则。

  2)公文处理工作的具体要求:

  1.公文处理必须准确、周密、确保质量。

  2.公文处理必须及时、迅速、注重时效。

  3.公文处理必须做到安全可靠,确保机密。

  4.公文处理必须加强集中统一管理。

  5.公文处理必须坚持实事求是,遵规守纪,按行文机关要求和公文处理规定进行。

  6.精简文件,深入实际、反对官僚主义和文牍主义。

第十一章 公文办理程序

  第一节 公文办理程序概述

  (1)公文办理程序:就是指公文在机关内部形成到运转处理所必须经过的一系列环节。

  (2)公文办理示意图:略。P305

  第二节 收文办理程序

  收文:是指机关文书部门收进行外文单位发来的文件材料。

  收文办理:是指文书部门收到文件材料后,在机关内部及时运转直到阅办完毕的全过程。组成这一过程的一系列相互衔接的环节称之为收文办理程序。

  过程包括:签收、拆封与登记;分发与传阅;拟办、批办与承办;催办、查办与注办。分述如下:

  (1)签收、拆封和登记

  1)签收。是指收到文件材料后,收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字,以明确交接双方的责任,保证公文运转的安全可靠。

  机关的收文主要有三个来源:

  一是机要交通送来的机要件;

  二是邮局送来的挂号函件和电报;

  三是外机关和部门直接送来的文件材料。

  对照公文投递单或送文登记簿认真清点,做到四查清:

  1.查清信封或封筒上的收文机关名称,是否确属本机关的收文,以防错投、错收;

  2.查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致;

  3.查清文件封口是否破损,包装是否牢固,如发现有散包、破封、密封条被拆等情况,应及时追查原因;

  4.查清文件的登记件数与实有件数是否相符。

  2)拆封。

  1.对于写明某某领“亲收”、“亲启”的封件,则由领导人本人拆封或由其委托的人代拆。

  2.密件则应交机要文书或机要室拆封。

  3)登记。就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向,经保正文件的收受和处理。

  公文登记的作用主要有:

  1.便于管理和保护文件,防止积压和丢失;

  2.便于检查和检索文件;

  3.便于文件的统计和催办工作;

  4.作为核对与交接文件的凭据。

  公文登记的具体范围:

  1.上下级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件;

  2.下级机关文件。包括请示、报告性文件;

  3.重要的带有密级的刊物、资料;

  4.其他机关商洽问题和需要答复的文件;

  5.上级机关召开会议印发的会议文件材料。

  不必登记的材料和文件:

  1.各种公开的和内部不保密的出版物;

  2.一般的公开信和不应拆的私人信件;

  3.已被综合性文件包括的文件材料;

  4.行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等;

  5.领导“亲收”、“亲启”件,这类信件应由收件人本人或其委托人收阅后,认为须交机关存查或处理的,再行登记,并交有关部门处理。

  外收发文登记项目包括:收到文件的流水顺号、收到日期、来文机关、来文封皮号、密级、分送部门、签收、备注等。(外收发使用的《收文登记簿》P308)

  内收发的收文登记主要项目应包括:收文顺序号、收到日期、来文机关、来文字号、标题或摘由、密级、份数、承办单位、签收人、复文号、归入卷号、备注等。

  收文登记的形式:薄册式、联单式、卡片式 .(具体参见:P309-313)

  (2)分发和传阅

  1.分发。亦称分办,是指文书人员在文件拆封登记以后,按照文件的内容、性质和办理要求,及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

  分发的原则和具体要求是:5点。略。P314

  2.传阅。是指单份或份数很少的文件以及一些非承办性文件,需要经机关各们领导人和许多部门阅知时,由文书人员组织在他们中间传递和阅读。

  属于传阅件之列的主要包括:

  1.上级机关的指导性文件或重要会议文件;

  2.需要几位领导共同批办的文件,包括上级机关和有关部门的专项业务文凭,下级机关的请示,以及本机关制发的需要会签的文件等;

  3.机关领导在文件上有重要批示,需其他领导同志和部门阅知阅办的文件。

  传 阅文件应当注意的问题:

  1.传阅的顺序,一般应先送给机关的主要领导、主管负责人和主管业务部门阅读,然后送其他有关需要阅知的对象;

  2.传阅文件应以文书人员为中心进行传递,这种传阅文件的方法称为“轮辐式传 阅”;

  3.在传阅过程中或传阅完毕后,文书人员要及时对文件进行检查,发现有领导批示时,要按批示意见进行处理;

  4.每份传阅文件,都应由文书部门在文件首页附上《文件传阅单》。文件阅毕后,阅读人员要在《文件传阅单》上签注姓名和日期。(《文件传阅单》和《阅读通知》见P316)

  (3)拟办、批办与承办

  1)拟办。是指对来文的处理提出初步的意见,供领导人批办时参考。

  做好拟办工作,要做到以下几点:

  1.拟办之前,要认真研究公文的内容和发文机关的要求,弄清来文的背景,查明问题的症结所在,便有针对性的提出切实可行的拟办意见。

  2.要清楚地掌握有关政策和规定,力求使拟办意见既符合实际情况,又符合政策规定。

  3.要熟悉业务。

  4.拟办意见要周到,要综合考虑各方面的因素和影响。

  5.拟办意见不是具体的承办计划或方案,文字要简明扼要。

  2)批办。是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

  批办的主要内容包括:

  1.提出处理该份文件所述问题的原则和方法。

  2.提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人,规定承办的时限。

  3.凡是需要两个单位或者人员共同承办的,必须指出主办单位和主办人,以便承办单位和承办人员具体执行。

  4.名项批办意见,均应郑重地填写在《公文处理清单》的“批办意见”栏目内,并签署批办人姓名日期。

  3)承办。是指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

  公文承办有两方面的意思:

  一是从业务部门来说,承办是指对具体工作问题的执行和处理,如上级的有关政策、规定,要组织学习和贯彻落实;平级机关来函商办的业务问题,要进行调查和办理。

  二是从公文处理工作来说,主要是批指根据拟办和批办的意见办理复文(指那些必须回复的来文)

  承办部门或承办人员在办理来文过程中要注意几点:

  1.对有领导具体批示的意见的公文,一定要认真领会领导的指示精神,按照领导的意图办理复文。

  2.对没有领导签署批办的意见的公文,即一般性文件,应根据有关的文件精神、按照规定或按以前的惯例,酌情办理。

  3.对领导批办要求本部门牵头与其他部门或单位联合办理的公文,本部门要先拟出复文稿请有关部门或单位会商,并由本部门和有关部门负责人签名后,再报请机关领导审批。

  4.来文内容涉及到以前的收文或其他有关材料时,承办人要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考,不能凭记忆办事,以防出错。

  (4)催办、查办与注办

  1)催办。是指那些必须办理答复的文件,根据承办时限的要求,及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

  催办的目的:是为了避免办理拖沓,文件积压,克服官僚主义,加速文件运转,提高机关办事效率的重要措施。

  催办工作一般有两种情况:

  一是对内催办。主要内容是:上级机关发来本机关的文件,特别是要及时回复的文件的催办;平行或不相隶属的机关单位向本机关联系商洽工作的文件的催办;下属单位主送本机关的请示性文件的催办;本机关下发所属单位需要回复文件的催办。

  二是对外催办。主要是指本机关上行或平行需要对方回复的文件的催办。

  催办工作应当注意做到的几点:

  1.要明确催办范围。

  2 要明确催办落实。

  3.要建立和加强公文催办工作的组织机构。

  催办的形式:口头催办、电话催办和书面催办等。

  选用形式的方法:

  1.在机关内部,尽可能由催办人员上门当面催询,了解有关公文的承办情况,也可以利用分送文件给领导或各部门有关人员的机会进行口头催办。

  2.对外机关,可由催办人向承办单位或者承办人用电话进行催询,或用发便函、催办单等方式进行催办。

  3.如果为了便于掌握情况,由负责内收发的文书工作人员兼管公文催办工作时,就可以利用收文登记薄将必须催办的文件登记,注明承办时间,在办理答复以后,立限即填上复文号,然后经常检查登记簿来掌握文件催办的进展情况。

  2)查办。是指文书工作人员协组机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实,以及对某些问题进行查处,解决的一项承办性工作。

  一般在县以上的党委办公厅(室)内部都设有专门机构,其任务是督促检查并协助办理下列问题:

  1.淀领导机关各项方针政策、决议的贯彻落实情况;

  2.各种会议的决办事项;

  3.文件、电报的拟办、拟复事项;

  4.对需要解决的重大问题提出查办意见,报请领导批示;

  5.领导批示或交办的事项。

  查办与催办的异同:

  相同:都是对公文的承办情况进行督促检查或催询。

  区别:1.查办主要是对大政方针的贯彻落实情况进行督促检查,可办的事项要经领导批示或授权后才能进行;而催办则是文书部门的一项例行性工作,凡应催办的公文。文书部门应按承办时限的要求主动进行催办。

  2.查办的实质是督促检查,限期落实,是领导机关同官僚主义作风作斗争的一种手段,查办的重点在于查证落实;而催办作为收文处的一道程序,一般只是限于了解是否已经办理,对如何办理及办理结果是不大过问的。

  查办工作一般按以下程序进行:

  1.阅读有关材料,搞清查办的问题。

  2.查办立项。这是法定程序。立项内空包括五要素:A.确定查办的事由;B.明确办理要求;C.指明承办单位或承办人;D.规定完成时限;E.提出办结后的反馈要求。

  3.查办的办理。分两种情况:一种是转出交办;一种是由查办人员直接承办。

  4.查办的结果与反馈。结果的几种情况:

  A.肯定的。即反映问题属实,按规定作了处理;

  B.否定的。即反映问题失实,向批示人、当事人说明了情况;

  C.部分肯定,部分否定。

  D.事件的范围有所扩大,即由一个问题涉及一片,或一个人的问题牵涉到同类事、同类人的问题。)

  5.立卷归档。

  3)注办。 是指对公文承办结束后,由经办人在公文处理单上所作的简要说明。

  注办一般包括以下内容:

  1.一般的传阅文件,在有关人员传阅完毕后,文书人员应注明阅毕的日期。

  2.需要办理复文的文件,办理后要注明“已复文”,并注上复日的日期和文号。

  3.用口头或电话答复的要注明时间、地点、接谈或接电话有、主要内容等,并由承办人签字。

  4.不需复文的文件要注明“已阅”、“已办”、“已摘记”等字样。

  第三节 发文办理程序

  发文:是指机关文书部门根据机关的工作需要向外发出文件材料,包括本机关制发、转发、翻印、复印的文件材料等。发文办理:就是指文件从拟稿到印制发出的整个运转过程。

  发文办理程序由拟稿、审核与签发;核发、缮印与校对;用印、登记与分发等环节组成。

  (1)拟稿、审核与签发

  1)拟稿。公文拟稿是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。

  公文拟稿必须注意的问题:7点。略。P326

  2)审核。是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前,对公文的内容、体式进行的全面审核和检查。

  公文的审核要做到“六查”:

  1.查是否需要行文,以什么名义行文。

  2.查文稿内容与法律、法规和政策以及上级有关规定是否一致,与平行机关和部门已有的规定是否矛盾。

  3.查要求和措施是否明确具体,切实可行。

  4.查涉及其他部门或地区职权范围的问题是否协商一致并经过会签。

  5.查文字表述是否正确、简练、条理清楚,标点使用是否正确,文字书写是否规范。

  6.查公文格式是否符合规定。

  关于上面第4条目前没有切实把好关的主要有几个问题: 略。P328)

  公文格式的审核主要包括:

  1.查文种的使用是否恰当。

  2.查公文标题是否能正确体现文件内容;

  3.查公文格式安排是否得当。

  3)签发。是指机关领导人对文稿的最后审批。

  需要注意的几个问题:

  1.机关领导在签发公文时,必须确认是自己职权范围内的有关公文才有权签发,不可越级签发公文。

  2.以机关内某个部门名义的发文,可由部门负责人签发。

  3.签发人在签发文件时,必须对文件的内容和文字作严格的审阅修改对其所签发的公文内容和文字表达的正确性应负完全责任。

  4.文件经签发人审批同意发出时,签发有应在送签的发文稿纸的签发栏内明确写上“发”、“印发”、“急发”等字样,并签署全名,注明年月日。

  5.几个相关或部门的联合发文,一般应由主办该公文的单位负责,送请有关联署机关或部门的领导人会签。

  (2)核发、缮印与校对

  1)核发。是指在公文正式印发之前,对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作。

  核发的内容与要求:

  1.文稿是否按规定程序报请有关领导人审批,审批手续是否完备,及审批意见是否明确,审批人是否签署全名及时间等。

  2.文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发(传达)范围、主题词是否正确、恰当,标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合规定。

  3.编排发文字号。

  4.对需要标明密级、紧急程度有公文进行标注。

  5.确定分送单位和印制份数。

  2)缮印。是指对已签发的公文定稿进行印制。

  缮印公文要注意的问题:5点。略。P331

  3)校对。是指将公文的誊写稿、打印稿清样与经领导签发的原稿核对校正,以修改和稍除书写、排字上的错误。

  公文校对的两种方法:一是由印制单位先校对一次或者两次,然后再次由承办人校对一次;另一种方法是完全由承办人员负责校对。

  校对公文必须注意以下几点:4点。略。P332

  (3)用印、登记与封发

  1)用印。是指在印好的文件上加盖机关印章。

  公文用印要注意几个问题:5点。略P333

  2)发文登记。一切发出的文件,均应进行登记。

  发文登记一般采用薄册式形式。三种形式见P308-313

  3)封发。是指对准备发出的文件进行分装和发送。

  封发文件应注意几点:5点。略。P334

第十二章 公文立卷工作

  第一节 公文立卷概述

  (1)公文立卷与案卷

  公文立卷,是指机关文书部门将已办理完毕的,具有一定查考利用价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

  案卷:是指有关某一问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件材料组合体。是文书档案的基本保管单位。

  从四个方面来理解这两个概念:

  1.公文立卷,是将已办理完毕的文件组合成案卷。必须是办理完毕的文件。办理完毕指的是在公文处理程序上已经办理完毕。而非事情已办理完毕。

  2.公文立卷,是将有一定查考利用价值的文件组合成案卷。必须是有一定查考利用价值的文件。

  3.公文立卷,是按文件在形成过程中的内在联系和一定的规律组合成案卷。必须按照文件在自然形成过程中的联系和一定的规律组卷。

  4.通过公文立卷所组成的案卷是文书档案的基本保管单位和统计单位。

  机关公文处理部门在确定各类不同文件的归卷时间上,应掌握的几点:4点。略。P342

  (2)公文立卷的意义

  1.公文立卷能够保持文件之间的历史联系,便于文件的查找利用。

  2.公文立卷可以维护文件的完整与安全,便于文件的保管。

  3.公文立卷,为档案工作奠定了基础。

  第二节 公文立卷工作的组织

  (1)建立和健全文书部门立卷制度

  文书部门立卷制度:是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。

  1.)文书部门立卷制度的确立与推行。(发展过程p347)

  2)文书部门立卷制度的优越性:

  1.坚持文书部门立卷,可以充分发挥文书部门熟悉本职业务和文书处理过程的长处,便于提高案卷质量和立卷工作的效率。

  2.坚持文书部门立卷,可以有效地避免和防止文件的散失,有利于文件材料的齐全完整,以及保守党和国家的秘密。

  3.坚持文书部门立卷,文书部门就可以暂时保存当年的文件材料,有关承办人员查阅文件就比较方便。

  4.坚持文书部门立卷,按年度集中归档,并且确保案卷质量,从而促进机关档案室工作,提高档案管理水平,更好的为机关工作服务。

  (2)正确选择立卷地点

  立卷地点的选择,亦即选择立卷环节,是指文书立卷工作究竟放在机关的哪一层,或者机关的哪些机构、单位,由谁来负责立卷的问题。

  1)选择机关公文立卷的地点应考虑的相关因素:

  1.被确定为立卷地点的文书部门要直接经手文件的处理。

  2.对立卷地点所经手处理文件的数量有一定要求。

  3.确定立卷地点时,还要考虑机关办公地点的分布情况。

  2)各类机关单位对公文立卷地点的正确选择:

  1.对一些比较小的机关或基层单位来说,可以考虑由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行立卷的工作。

  2.对于一些中等机关或者大机来说,如驻地比较分散,文件数量又较多,则可以考虑各自确定立卷地点;如驻地比较集中,文件数量不算多,则可以考虑集中在秘书部门进行立卷。

  3.对于财会、人事、信访、保卫等业务性质具的特殊的组织机构来说,就可以考虑由他们自己来单独进行立卷。

  4要恰当地选择和确定立卷人员。

  (3)明确公文立卷的范围

  文书立卷的范围:就是确定机关工作活动中形成并处理完的文件材料哪些应该立卷,哪些不该立卷。

  1)应该立卷的文件材料范围,归纳为:

  1.上级机关的文件材料:4点。P354

  2.本机关的文件材料:10点。P354

  3.同级机关非隶属机关的文件材料;2点。P355

  4.下级机关的文件材料:2点。P355.

  2)不需要立卷归档的文件材料范围: 7点。P355.

  3)公文立卷的分工。是指哪一级的文件由哪几个机关或部门立卷。其作用是:是了避免各党政机关或部门之间在立卷时发生不必要的重复或遗漏。

  四种立卷分工情况:P355.

  1.上级党政机关的来文。

  2.本机关的文件。

  3.下级机关的文件。

  4.会议文件。

  第三节 公文立卷的原则和方法

  (1)公文立卷的原则和要求

  1)原则:保持文件之间的历史联系,区公保存价值,便于保管和利用。

  2)三方面要求:

  1.公文立卷必须保持文件之间的历史联系。即文件材料在形成和处理过程中的内部相互间的关系。

  2.公文立卷应当区公文件材料的保存价值。

  3.公文立卷应当使立成的案卷便于保管和利用。

  (2)公文立卷的基本方法

  基本方法:遵循公文立卷的原则与要求。科学地选用公文中某些特征作为立卷标准,把文件组合成案卷。

  1)根据文件特征组卷。将有共同特征和联系密切的文件组合在一起立卷;将不同特征和联系不密切的文件分开立卷。

  公文立卷“六个特征”:问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。

  1.问题特征。是指文件材料的内容所反映的问题、事物、事件、工作性质等具有的共同特点。按问题特征立卷就是将有关同一人物、同一事物、同一问题或同一工作性质等形成的文件材料,组合在一起进行立卷的方法。4点P364.

  2.时间特征。是指文件形成的时间和文件内容所针对的时间。按时间特征立卷,就是将形成于同一时间的文件或内容针对同一时间的文件组合在一起的立卷方法。10点。P366

  3.名称特征。是指公文文种的名称。按名称特征立卷,就是把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。P368

  4.作者特征。是指制发文件的机关、单位或个人。按作者特征立卷,就是将反映同一作者制发的文件组合在一起立卷的方法。注意问题:2点。P368.

  5.地区特征。又称地理特征,是指文件内容所涉及的地区,又指文件作者所在的地区。按地区特征立卷就是将内容涉及同一地区的文件组合在一起的立方法。

  6.通讯者特征。是指文件的收发或问答双方。按通讯特征立卷,就是将针对一个或几个问题双方机关的问复往来的文件组合在一起进行立卷的方法。

  2)“六个特征”在组卷时的灵活运用。

  一个案卷内结合使用多个特征立卷是比较科学的方法。

  3)适当照顾文件的保存价值组卷,划分文件的保管期限。

  1.列为永久保存。是指那些反映机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料。主要包括两部份:

  A.本机制定的属于法规政策性文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要材料,重要的请示、报告、总结、综合统计报表,以及有关机构演变、机关领导人任免的文件材料等;

  B.直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料,以及非直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。

  2.列为长期保存。是指那些反映本机关一般工作活动,在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料。期限为16-50年左右。主要包括两部份:

  A.本机关一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作形成的一般文件材料,下级机关报送这的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

  B.直属上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。

  3.列为短期保存。是指那些只在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料。期限为15年以下。主要两部份:

  A.本机关一般事务性材料。如月份工作计划,有参考价值的事务性文件材料,与有关机关协商工作的一般往来文书。

  2.上级机关和同级机关颁发的非本机关主管业务但要贯彻的文件材料,下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

  第四节 公文立卷的准备工作

  公文立卷工作不能等到一年终了才开始动手,而应该在当年工作进行的过程中,随时为立卷做好必要准备:

  一事先编制好立卷类目;二坚持做好平时归卷工作。

  (1)预编立卷类目

  立卷类目也称归卷类目、案卷类目。编制立卷类目,是指机关文书部门在一年的实际文件没有形成以前,根据本机关工作活动的规律,预测该年可能形成的文件,按照立卷的原则要求和方法,事先拟制出来的归卷条目。

  立卷类目大体上可分两种:一种是综合的立卷类目,它是指编制一个综合的包括机关各个内部组织机构在内共同使用的立卷类目;另一种是分编的立卷类目,是指针对机关各个内部组织机构形成文件的不同特点而分别编制的立卷类目。

  编制立卷类目由谁来负责进行?

  一般地说,立卷类目应该由各机关文书处理部门会同秘书部门、机关档案室共同研究进行编制或者修订,并经机关秘书部门负责人最后审阅和定稿。

  在编制立卷类目之前,应当注意和研究的几个问题: 4点。P374

  立卷类目的结构主要由类名和条款两部分组成:

  1.类名。即类别,是综合概括归卷文件材料的类属名称。

  文件材料的类别划分有两种方法:

  一是按工作性质分类,如组织类、宣传类、文教类等。

  二是按组织机构分类,直接用各机关或部门的名称作类别名,如宣传部文件、组织部文件等。

  2.条示。即条目,是类名之下按照立卷要求和方法概括出来的一组文件的总标题。

  拟制条款应当注意两个问题:

  A.应该按照立卷特征来拟制的关条款。

  B.应当照顾到文件的不同保存价值。

  条款的顺序号:又称文书处理号,或简称条款号。

  编号的两种方法:

  一种是按大流水编号,即把一本类目的条款统一编号排序;

  另一种是采用分类流水编号,即分开类别,每类给一个代号。如第一类为“1-1”。

  立卷类目的类别和条款的排列呈表格式,故也叫立卷类目表。

  (2)平时归卷工作

  平时的归卷工作:是指机关的公文立卷人员根据已编好的立卷类目,将已经处理完毕的文件,随时按类目上的有关条款归入卷内。

  做好平时归卷工作的作用:

  一是便于文书人员对办理完毕的文件材料,根据其来龙去脉及时进行收集整理,保证其完整、齐全,使之管理有条不紊,避平时文件分散、零乱,长期堆积和失密、泄密现象的发生,以充分发挥文书部门立卷的优越性。

  二是便于机关、单位的办文部门随时利用,使承办人员乐于将办完文件及时清退给立卷人员,为年终整理归档文件材料打下良好的基础。

  文件的平时归卷,主要有以下几个方面:5点。P378.

第十三章 案卷整理与归档

  案卷整理与归档:或称正式立卷与移交归档,是机关文书部门在平时归卷的基础上,对案卷进一步系统整理编目,最终完成立卷工作,然后移交给机关档案部门。

  它包括:组合案卷、编目成卷和移交归档等。

  第一节 案卷的组合

  案卷的组合,简称组卷,指机关文书部门或业务部门在终或第二上半年对归卷的各个条款内的文件材料进行调整立卷、卷内文件排列和编号以及拟写案卷标题等一系列工作。

  (1)调整定卷,是指在平时归卷的基础上,详细检查每一条款中所积累的文件材料,进行适应的调整,并且最后确定组合案卷的一项工作。

  1)调整定卷的必要性。从三个方面来分析比较。

  1.归卷与立卷。归卷不等于立卷。(详见P380)

  2.卷夹与案卷。卷夹不等于案卷。

  3.条款名称与案卷标题。条款名称不等于案卷标题。

  2)调整定卷应注意的问题:

  1.要检查卷内文件的成份。

  2.要检查卷内文件的联系。

  3.要检查卷内文件材料的数量。

  4.要检查卷内文件材料的保存价值。

  (2)卷内文件排列和编号

  1)卷内文件排列。是指将每个案卷内的文件按照一定的规律和顺序进行系统化排列,保持文件之间的有机联系和条理性,使每一份文件在案卷内都有一个回定的位置。

  卷内文件的排列方法:可以按时间、问题、重要程度、文号、作者、地区、通讯者、文种名称、人名的姓氏笔画或拼音字母等顺序进行排列。具体排列方法有几种:

  1.按时间先后排列。 2.按作者——时间排列。3.按问题——时间排列。 4.按地区——时间排列。5.按通讯者——时间排列。 6.按姓氏笔画或拼音字母

  2)卷内文件的编号。用阿拉伯数字给卷内文件编页号,以固定它们的排列顺序,这样就便于统计和保护文件。

  编号时,需要注意的几点:3点。P383页。

  1.凡是装订的案卷,应统一在有文字的每一页文件材料的正面右上角,背面的左上角填写页号。

  2.卷内文件编号的范围只限于卷内有文字的文件材料。

  3.编号应当先用铅笔,经检查准确无误后,再用打号机打号。(“页号”与“张号”不同,就以“页”为单位。)

  (3)拟写案卷标题

  案卷标题:是案卷的名称,也称案卷题名,是对卷内全部文件内容的总概述。

  1)案卷标题的结构及标法。通常应当标明卷内文件作者、问题、名称三个基本部分。有些案卷标题还需要标明时间、地区、或通讯者,若标通讯者,则取代作者位置。文种名称则使用泛称代之。排列顺序通常是:

  (时间、地区)作 者——(时间、地区)——问题——名称

  (通讯者) (泛称)

  案卷标题各项的一般标法:

  1.标明卷内文件作者。是为了说明该卷内的文件由谁形成,即指文件法定的作者,而不是指拟稿人或签发人。

  2.标明卷内文件的问题。是案件标题的核心,必须使问题概括得全面、准确、简练。

  3.标明卷内文件的名称。是反映文件的性质和利用价值,一般写在案卷标题的末尾。

  4.标明卷内文件时间。这里所说的“时间”,是指标明文件内容针对的时间,而不是文件形成的时间。

  5.标明卷内文件通讯者。由往来文件组成的案卷应标明通讯者双方,如果通讯者又不止一对时,可将问题要素插入通讯者此方与彼方之间,并将同一性质的机关概括为总称。

  6.标明卷内文件涉及的地区。当案卷涉及到某某地区时,案卷标题要标明地区的名称。

  2)案卷标题的拟写要注意的几个问题:

  1.要注意政治上的正确性。

  2.要注意文字表述简练通顺、概括准确。

  3.要注意案卷标题的基本结构要力要完整,合乎语法,标点正确。

  第二节 编目成卷工作

  编目成卷工作,是指在组案卷的基础上,对卷内文件进行编目、装订、以及案卷的排列、编号等一系列工作。

  (1)案卷的编目

  案卷的编目,是指在卷内文件排列编号的基础上,填写卷内文件目录、备考表和案卷封皮等工作。

  1)填写卷内文件目录。主要项目有:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。(表及详见P390)

  2)填写卷内备考表。是用以注明卷内文件材料需要说明的情况的表格,以备案卷移交档案部门后管理人员和查档人员对此卷有一概括了解。

  备考表置于案卷末尾,项目有:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名。(表及详见P392)

  3)填写案案封皮。是指用以保护卷内文件、标注案卷内容的卷皮,用牢固厚实的牛皮纸统一制作,使用毛笔正楷字填写,起醒目作用,并便于长期保存。

  案卷封皮项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管理期限、件数、页数、归档号等。(表及详见P394)

  档号:封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。由档案部门填写。

  全宗号是档案馆指定给立档单位的编号,在一个档案馆内全宗号不能重复;目录号是全宗内案卷所属目录的编号,在一个全宗内案卷目录不能重复;案卷号目录内案卷的顺序编号,在一个案卷目录内案卷号不能重复。

  (2)案卷的装订与装盒

  案卷的装订,是为了固定文件之间的排列顺序,保护文件不受损坏和防止散失,便于保管和利用。

  案卷装订的要求:整齐、牢固,不影响阅读。

  装订、装盒的案卷,应根据不同情况,区别对待。一般来说带底稿的文件为正卷,应装订。第二套卷,即重份文件卷,应装盒。对永久、长期保存的案卷应使用质量较好的卷皮装订。短期保存的案卷则可采用简易的卷皮装订。

  “散装卷”的具体步骤和做法:

  1.对本单位每年应该立卷归档的文件按照保管期限,划分为永久、长期、短期三个部分;同在一保管期限的文件中,按内容相近程度分为若干 类,拆除文件上的金属物,编页号、填写卷内目录。

  2.使用软皮卷并用细线订住每份文件,内容紧密联系的相关文件订在一起,如正本与定稿、正件与附件、批复与请示、原件与批转件等。软卷皮封面印案卷封面项目,封二印卷内文件目录项目,封三印卷内备考表项目,填写要求与方法与硬卷皮相同。

  3.将每份订好的文件装入卷盒。卷盒外形尺寸采用300mX200mm(长X宽),其中根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口外中部要设置绳带,使盒盖能紧扣住卷盒。卷盒封面为空白面,卷盒脊背项目包括全宗号名称、目录号、年度、起止卷。

  4.按照不同的保管期限对卷盒进行系统排列,编写档号、编制案目录。卷脊项目的填写方法同硬卷皮格式,其中起止号填“XX——XX卷”。

  散装卷的优点:一是方便利用,便的保密。二是便于保护和管理文件。缺点是:容易把卷内文件弄乱或造成文件丢失。

  (3)案卷排列与编号

  案卷排列与编号,是指案卷经过编目装订以后,将一个年度、一个组织机构的案卷进行系统化排列、编号,以固定其顺序,使卷与卷之间保持一定的联系,系统地反映机关的工作活动。

  1)案卷的排列。方法主要有:

  1.将一个组织单位的案卷先按保管期限分开,即永久、长期、短期分别排列。

  2.案卷排列可以在条款排列的基础上适当地进行调整,既保持案卷与案卷之间的联系,又要按重要程度、作者、名称、时间、地区等体现条理化和一定的规律。

  3.上级机关、本机关、下级机关所组成的案卷,又可以按照其重要程度、问题、名称来进行排列。

  4.一些特殊的案卷,也可采取特殊的排列方法。如纪检部门处分案卷、信访部信访案卷,可以采用按姓氏笔划,或地区排列的方法。

  2)案卷的编号。为了最后固定案卷分类排列顺序的位置,并便于档案的统计、保管和查找利用,必须对所有的案卷进行编号。

  案卷的编号:主要是指编案卷的顺序号,即案卷号。

  具体编法是:将本机关一年所形成的案卷,依次按永久、长期、短期和副卷(重份卷)编制统一的案卷顺序号。

  第三节 案卷的归档

  案卷组合和编目完成卷工作完成后,公文处理部门根据归档的要求填写案卷目录、编制各种检索工具,并按照归档制度对案卷目录、检索工具同所有案卷一起向机关档案室移交。

  (1)案卷目录的编制

  案卷目录是对经过分类排列和编号的案卷进行登记所形成的。案卷目录的封面采用长X宽为300mmX220mm规格、漆皮或塑料面皮夹纸,主要项目有:目录名称(年度或组织机构)、全宗号、目录号及保管期限等。案卷目录的项目有“案卷号、案卷题名、页数、保管期限、备注”等。 (表及详见P401)

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